Art. 67 — Conservazione della documentazione
1. I distributori, conservano, per la durata del rapporto ovvero per altro termine maggiore previsto dalla legge e, in ogni caso, per almeno cinque anni dalla cessazione del rapporto, la documentazione concernente:
a) i conferimenti degli incarichi, gli accordi aventi ad oggetto lo svolgimento dell’attività di distribuzione ed eventuali procure;
b) i contratti conclusi per il loro tramite e la documentazione ad essi relativa nonché la prova delle attività svolte per il tramite del contraente ai sensi dell’articolo 66;
c) le proposte di assicurazione e gli altri documenti sottoscritti dai contraenti;
d) la formazione professionale e l’aggiornamento professionale di cui alla Parte IV, inclusa l’eventuale documentazione attestante la sussistenza delle cause di sospensione degli obblighi di aggiornamento professionale previste dall’articolo 89, comma 6;
e) l’evidenza dei soggetti che svolgono attività di distribuzione nell’ambito della loro organizzazione ed ai quali si estende la copertura assicurativa di cui agli articoli 11 e 15;
f) limitatamente alle imprese, la documentazione di cui all’articolo 114-bis, comma 2, del Codice;
g) l’iscrizione nella sezione E dei soggetti di cui si avvalgono e l’aggiornamento professionale effettuato dagli stessi, la documentazione relativa agli accertamenti svolti ai sensi dell’articolo 48 con riguardo agli addetti operanti all’interno dei locali, nonché l’eventuale documentazione attestante la sussistenza delle cause di sospensione previste dall’articolo 89, comma 6; g-bis) la documentazione relativa agli adempimenti di cui all’articolo 30-decies del Codice e relative disposizioni di attuazione.122 Per gli intermediari iscritti nella sezione C, la documentazione di cui al comma 1, lettere da a) a d), è conservata dalle imprese per conto delle quali tali soggetti operano.
2. In caso di cessazione dell’incarico di distribuzione, l’obbligo di conservare la documentazione di cui al comma 1, lettere b) e c), viene meno con la riconsegna all’impresa della documentazione stessa.
3. Le imprese conservano, negli stessi termini di cui al comma 1, la documentazione relativa alla formazione e all’aggiornamento professionale eventualmente impartiti agli intermediari e ai propri dipendenti direttamente coinvolti nell’attività di distribuzione, inclusa l’eventuale documentazione attestante la sussistenza delle cause di sospensione dall’obbligo di aggiornamento professionale previste dall’articolo 89, comma 6.
4. La documentazione di cui ai commi 1 e 3 può essere archiviata e conservata anche mediante supporti magnetici, microfilmature, supporti ottici o digitali, o in altra forma tecnica equivalente, nel rispetto delle disposizioni di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni.
5. Le procedure e le modalità di archiviazione e conservazione adottate devono essere idonee a garantire l’ordinata tenuta e gestione della documentazione di cui al comma 1.