Art. 41 — Obblighi e modalità di conservazione dei dati e delle informazioni
1. Le imprese garantiscono che gli archivi informatizzati e le procedure adottati per la conservazione e l’utilizzo dei dati e delle informazioni relativi ai clienti soddisfino le specifiche previsioni contenute negli articoli 31 e 32 del decreto antiriciclaggio nonché nelle disposizioni sulla conservazione di dati e informazioni in archivi informatizzati.
2. Le imprese rispettano le disposizioni sul sistema di governo societario anche in relazione ai dati e alle informazioni di cui al comma 1 del presente articolo.
Spiegazione
Le imprese assicurative devono conservare in archivi informatici i dati e le informazioni sui clienti in modo completo, sicuro e utilizzabile. Gli archivi e le procedure devono rispettare le regole previste dagli articoli 31 e 32 del decreto antiriciclaggio e dalle disposizioni applicabili alla conservazione informatica. La gestione di questi dati deve inoltre rientrare nel sistema di governo societario dell’impresa. In pratica, devono esistere controlli, responsabilità e procedure idonei a garantire affidabilità e tracciabilità delle informazioni.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la disponibilità, l’integrità e l’affidabilità dei dati necessari a prevenire il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo. Integrare la conservazione nel governo societario assicura che tale attività sia organizzata, controllata e responsabilizzata.
Domande frequenti
Perché la compagnia mi chiede informazioni personali e le conserva?
Per adempiere agli obblighi di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo. I dati devono essere conservati secondo regole specifiche e utilizzati per gli scopi previsti.
La compagnia può conservare i miei dati solo su supporti cartacei?
L’articolo richiede che gli archivi informatizzati e le relative procedure rispettino le disposizioni applicabili. Non disciplina, da solo, ogni possibile modalità di conservazione, ma impone comunque adeguati requisiti organizzativi e di sicurezza.
Chi deve controllare il modo in cui l’impresa conserva queste informazioni?
La conservazione deve essere inserita nel sistema di governo societario dell’impresa. Ciò implica ruoli, responsabilità e controlli interni coerenti con la gestione complessiva della compagnia.
Cosa succede se i dati del cliente sono incompleti o non reperibili?
L’impresa potrebbe non riuscire a dimostrare di avere adempiuto agli obblighi antiriciclaggio o a svolgere correttamente i controlli richiesti. Gli archivi devono quindi consentire la conservazione e l’utilizzo affidabile delle informazioni.
Posso chiedere alla compagnia come vengono gestiti i miei dati?
Sì, è possibile chiedere informazioni sul trattamento dei dati secondo la normativa applicabile. La norma impone all’impresa procedure e archivi adeguati, ma non stabilisce specificamente le modalità di esercizio dei diritti dell’interessato.