Art. 39 — Operatività a distanza
1. Per operatività a distanza si intende quella svolta dal cliente o dal beneficiario, anche attraverso i sistemi di comunicazione telefonica o informatica, senza la presenza fisica di questi ultimi presso le imprese o gli intermediari assicurativi o gli intermediari assicurativi stabiliti senza succursale; nel caso in cui il cliente o il beneficiario siano un soggetto diverso da una persona fisica, essi si considerano presenti quando lo sia l’esecutore.
2. Le imprese presidiano il rischio che venga compromessa l’attendibilità dei dati raccolti in assenza di contatto diretto con il cliente, il beneficiario o con gli esecutori, anche tramite frodi connesse al furto di identità elettronica; a tal fine:
a) riscontrano i dati identificativi del cliente attraverso una copia del documento di identità, ottenuta tramite fax, posta, anche elettronica, o con modalità analoghe;
b) svolgono ulteriori verifiche dei dati acquisiti secondo le modalità ritenute più idonee in relazione al profilo di rischio associato al cliente.
3. Se l’impresa non è in grado di ottenere i dati e le informazioni indicate non dà corso all’operazione, non avvia il rapporto continuativo ovvero pone in essere le limitazioni al rapporto già in essere previste dall'articolo 42, comma 2 e valuta se inviare una segnalazione di operazione sospetta.
4. L’impresa tiene la stessa condotta anche quando non riesce a verificare l’attendibilità degli stessi dati o ad avere certezza circa la coincidenza fra il cliente da identificare e il soggetto cui si riferiscono i dati e le informazioni trasmesse ovvero se dalle verifiche effettuate e dalle misure adottate emerge la falsità o l’incoerenza delle informazioni fornite a distanza.
5. L’impresa può identificare il cliente o il beneficiario, in caso di persone fisiche, anche da remoto tramite strumenti digitali di registrazione audio/video, purché sia utilizzato un sistema che garantisca la cifratura del canale di comunicazione mediante l’adozione di meccanismi standard, applicativi e protocolli aggiornati alla versione più recente.
6. Il personale addetto effettua la video-identificazione da remoto, a condizione che:
a) le immagini video siano a colori e consentano una chiara visualizzazione dell’interlocutore, in termini di luminosità, nitidezza, contrasto, fluidità delle immagini;
b) l’audio sia chiaramente udibile, privo di distorsioni o disturbi;
c) la sessione audio/video, che ha ad oggetto le immagini video e l’audio del cliente e dell’operatore, sia effettuata in ambienti privi di elementi di disturbo.
7. Nel corso della video-identificazione il personale richiede l’esibizione di un valido documento d’identità, di cui viene acquisita copia non modificabile in formato elettronico.
8. Il personale incaricato si astiene dall’avviare il processo di identificazione o lo sospende nel caso in cui la qualità dell’audio o del video, inclusa quella riferita al documento esibito, siano scarse o non adeguate a consentire l’identificazione del cliente o del beneficiario.
9. L’impresa definisce una procedura scritta per condurre la sessione audio/video, prevedendo:
a) l’acquisizione del consenso alla videoregistrazione e alla sua conservazione e dell’esplicita volontà del cliente di instaurare il rapporto continuativo;
b) la conferma della data e dell’ora della registrazione, del numero di telefonia mobile e dell’indirizzo di posta elettronica, dei dati identificativi e degli altri dati inseriti in moduli antecedentemente compilati in forma elettronica da parte del cliente;
c) la dichiarazione da parte del personale delle proprie generalità;
d) l’inquadratura del messaggio inoltrato dall’impresa al numero di telefonia mobile dichiarato, del fronte e del retro del documento di riconoscimento e del codice fiscale esibiti;
e) la conferma dell’indirizzo di posta elettronica dichiarato tramite accesso all’indirizzo appositamente predisposto per la verifica.
10. Le imprese conservano i dati di registrazione memorizzati in file audio-video, immagini e metadati strutturati in formato elettronico con modalità conformi alle previsioni in materia di conservazione di dati, documenti e informazioni, previsti dal decreto antiriciclaggio.