Art. 36 — Verifica dell’identità del cliente, del beneficiario, dell’esecutore e del titolare effettivo
1. La verifica dei dati del cliente, del beneficiario, dell’esecutore e del titolare effettivo richiede il riscontro della veridicità dei dati identificativi contenuti nei documenti e delle informazioni acquisiti all’atto dell’identificazione.
2. Con riferimento al cliente e al beneficiario, se si tratta di persone fisiche, nonché all’esecutore, le imprese accertano l’autenticità e la validità del documento d’identità o di altro documento di riconoscimento equipollente acquisito e, per l’esecutore, accertano altresì la sussistenza del potere di rappresentanza in forza del quale egli opera in nome e per conto del cliente.
3. Per i soggetti minori di età, i dati identificativi devono essere verificati, in mancanza di un documento di identità o di riconoscimento, attraverso il certificato di nascita o l'eventuale provvedimento del giudice tutelare. La verifica può avvenire anche a mezzo di una foto autenticata. In tal ultimo caso devono essere acquisiti gli estremi dell'atto di nascita dell'interessato.
4. Per i soggetti non comunitari, le imprese verificano i dati personali attraverso il passaporto, il permesso di soggiorno, il titolo di viaggio per stranieri rilasciato dalla Questura, o altro documento da considerarsi equivalente ai sensi della normativa italiana.
5. Qualora dagli accertamenti di cui ai commi 2, 3 e 4 emergano dubbi, incertezze o incongruenze,le imprese effettuano ulteriori riscontri per verificare i dati identificativi e le informazioni acquisiti, inclusa la consultazione del sistema pubblico per la prevenzione del furto di identità di cui al decreto legislativo 11 aprile 2011, n. 64.
6. Nel caso in cui il cliente o il beneficiario siano soggetti diversi da una persona fisica, le imprese:
a) effettuano il riscontro dei dati identificativi con le informazioni desumibili da fonti affidabili e indipendenti, acquisite in via autonoma o per il tramite del cliente, conservando copia in formato cartaceo o elettronico;
b) con riferimento alla titolarità effettiva, adottano misure proporzionate al rischio per ricostruirne l’assetto proprietario e di controllo. A tale fine le imprese consultano ogni fonte informativa per individuare il titolare effettivo sub 2), inclusa la consultazione dell’apposita sezione del registro delle imprese.
7. Oltre al registro delle imprese italiano, rientrano tra le fonti affidabili e indipendenti per il riscontro dei dati identificativi del cliente diverso da una persona fisica e del titolare effettivo sub 2) e sub 3) :
a) gli albi ed elenchi di soggetti autorizzati, gli atti costitutivi, gli statuti, i bilanci o documenti equivalenti, le comunicazioni rese al pubblico in conformità alla normativa di settore (inclusi prospetti, comunicazioni di partecipazioni rilevanti o informazioni privilegiate);
b) i registri dei titolari effettivi istituiti in altri paesi comunitari in attuazione degli articoli 30 e 31 della quarta direttiva antiriciclaggio;
c) le informazioni provenienti da organismi e autorità pubbliche, ivi compresa la pubblica amministrazione, anche di altri paesi comunitari, incluse quelle che possono essere acquisite attraverso i siti web.
8. Le imprese, secondo un approccio fondato sul rischio, valutano l’estensione e la profondità dei riscontri da effettuare e accertano comunque il contenuto dei documenti redatti in lingua straniera.
9. La verifica dell’identità del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo è effettuata al momento dell’instaurazione del rapporto continuativo ovvero dell’esecuzione dell’operazione occasionale.
10. In presenza di un basso rischio di riciclaggio la verifica dell’identità del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo può avvenire dopo l’instaurazione del rapporto continuativo, qualora ciò sia necessario per non interrompere la normale gestione del rapporto. In ogni caso, la procedura di verifica deve essere completata al più presto e, comunque, entro trenta giorni dall’instaurazione del rapporto. Decorso tale termine, valutata l’impossibilità oggettiva di completare la verifica, le imprese si astengono dalla prosecuzione del rapporto continuativo e valutano se effettuare una segnalazione di operazione sospetta.
11. La verifica dei dati relativi al beneficiario avviene al momento del pagamento prestazione assicurativa o quando al rapporto continuativo vengono applicate misure rafforzate di adeguata verifica connesse a fattori di più elevato rischio riguardanti il beneficiario o la relazione con il contraente.