1. Le imprese conservano, di norma in formato elettronico, i documenti acquisiti nell’effettuazione dell’adeguata verifica, incluse le scritture e le registrazioni delle operazioni, in originale ovvero in copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente.
2. I documenti sono conservati per un periodo di dieci anni decorrenti dalla data di esecuzione dell’operazione occasionale ovvero di chiusura del rapporto continuativo.
3. I documenti devono essere prontamente disponibili, di norma in formato elettronico, su richiesta delle Autorità.
4. Le imprese possono esternalizzare l’attività di conservazione di documenti, dati e informazioni presso un’unica società del gruppo ovvero presso terzi, purché l’impresa assicuri che:
a) le imprese abbiano accesso immediato e diretto al sistema di conservazione;
b) le Autorità abbiano accesso completo e tempestivo a tutti i dati e le informazioni acquisiti sino alla scadenza del termine decennale di conservazione.
5. Nell’accordo di esternalizzazione la società del gruppo o il soggetto terzo assicurano che non sussistano ostacoli - logistici o giuridici circa la riservatezza - che compromettano la pronta disponibilità dei documenti, dati e informazioni conservati e che non sia necessario, in caso di conservazione all’estero, ricorrere alle procedure di assistenza giudiziaria per la trasmissione dei dati e delle informazioni e degli originali dei documenti conservati a fronte di qualsiasi richiesta dell’impresa e delle Autorità.
Spiegazione
Le imprese assicurative devono conservare i documenti raccolti per verificare il cliente, comprese le registrazioni delle operazioni, in originale o in copia legalmente valida. La conservazione dura dieci anni: per un’operazione occasionale decorre dalla sua esecuzione, mentre per un rapporto continuativo dalla sua chiusura. I documenti devono essere rapidamente disponibili alle Autorità. La conservazione può essere affidata a una società del gruppo o a terzi, ma l’impresa e le Autorità devono poter accedere direttamente e tempestivamente ai dati, anche se conservati all’estero.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la tracciabilità dei rapporti assicurativi e la possibilità di ricostruire le operazioni nel tempo. Garantisce alle Autorità controlli e verifiche efficaci, evitando che l’esternalizzazione o la conservazione all’estero ostacolino l’accesso ai documenti.
Domande frequenti
Per quanto tempo l’assicurazione deve conservare i miei documenti?
Per dieci anni. Il termine decorre dall’esecuzione dell’operazione occasionale oppure, se esiste un rapporto continuativo, dalla sua chiusura.
L’assicurazione può conservare i documenti solo in formato digitale?
Sì, di norma la conservazione avviene in formato elettronico. I documenti devono però essere originali oppure copie con efficacia probatoria secondo la normativa vigente.
Chi può vedere i documenti conservati dall’assicurazione?
L’impresa deve potervi accedere direttamente e immediatamente. Anche le Autorità devono poter ottenere tempestivamente tutti i dati e le informazioni richiesti.
L’assicurazione può affidare i documenti a una società esterna?
Sì, può affidare la conservazione a una società del gruppo o a un altro soggetto. L’affidamento non esonera l’impresa dall’assicurare accesso diretto e disponibilità dei documenti.
Cosa succede se i documenti sono conservati all’estero?
L’accordo deve escludere ostacoli logistici o giuridici e non deve rendere necessarie procedure di assistenza giudiziaria per trasmettere dati, informazioni o documenti alle imprese e alle Autorità.