Art. 16 — Esternalizzazione dei compiti della funzione antiriciclaggio
1. Nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 274 degli Atti delegati e dall’articolo 30-septies del Codice e in coerenza con la politica di esternalizzazione di cui all’articolo 30, comma 5, del Codice, l’impresa può concludere – previa approvazione da parte dell’organo amministrativo – un accordo di esternalizzazione dei compiti della funzione antiriciclaggio di cui all’articolo 14 del presente Regolamento, o di parte di essi, anche nell’ambito del gruppo, se appropriato in ragione della natura e della ridotta portata e complessità del rischio intrinseco di riciclaggio associato alla propria attività, e qualora l’assolvimento dei compiti della funzione antiriciclaggio al proprio interno non risponda a criteri di economicità, efficienza e affidabilità. La responsabilità per la corretta gestione del rischio di riciclaggio rimane, in ogni caso, in capo all’impresa.
2. L’impresa designa al proprio interno il titolare, cui è assegnata la complessiva responsabilità della funzione antiriciclaggio i cui compiti siano esternalizzati. Il titolare soddisfa i requisiti di idoneità fissati ai sensi dell’articolo 10, comma 1, lettera e), del presente regolamento, nonché conoscenze ed esperienze necessarie a consentire una valutazione critica della prestazione svolta e dei risultati raggiunti dai fornitori di servizi.
3. In aggiunta a quanto previsto dal comma 2, il responsabile dei compiti esternalizzati presso il fornitore o subfornitore dei servizi possiede i requisiti di idoneità richiesti a coloro che ricoprono nell'impresa il ruolo di titolare della funzione antiriciclaggio fissati ai sensi dell’articolo 10, comma 1, lettera e), del presente regolamento.
4. L’impresa documenta adeguatamente, in coerenza con quanto previsto dall’articolo 30, comma 2, lettera e) del Codice, il processo che individua i compiti della funzione antiriciclaggio tra quelli da esternalizzare.
5. L’impresa nell’ambito della politica di esternalizzazione fornisce evidenza del processo di analisi effettuato ai fini della conclusione dell’accordo di esternalizzazione dei compiti della funzione antiriciclaggio. In particolare, l’impresa verifica la sussistenza di eventuali conflitti di interesse, anche considerando quelli tra il fornitore di servizi e l’impresa, o con soggetti concorrenti.
6. L’analisi di cui al comma 5 è condotta al fine di comprendere i principali rischi derivanti dall’esternalizzazione, individuare le relative strategie per la mitigazione e gestione, nonché per una adeguata valutazione in merito alla identificazione del fornitore di servizi cui affidare i compiti della funzione antiriciclaggio. Le valutazioni dell’impresa sono adeguatamente documentate e riviste, laddove opportuno.
7. L’impresa che affida ad un terzo i compiti della funzione antiriciclaggio garantisce anche, in aggiunta a quanto previsto dall’articolo 274, paragrafo 5, degli Atti delegati e dall’articolo 30-septies, comma 2, del Codice, che le modalità di esternalizzazione non compromettano i risultati finanziari e la stabilità dell'impresa e la continuità delle sue attività.
8. Oltre a quanto stabilito dall’articolo 274, paragrafo 4, degli Atti delegati, l’accordo di esternalizzazione dei compiti della funzione antiriciclaggio prevede almeno:
a) la chiara definizione dell’attività oggetto dell'esternalizzazione, delle modalità di esecuzione e del relativo corrispettivo, nonché degli obblighi di riservatezza in merito alle informazioni acquisite nell’esercizio della funzione;
b) le modalità e la frequenza della reportistica al titolare della funzione antiriciclaggio;
c) che l’impresa possa recedere dal contratto senza oneri sproporzionati o tali da pregiudicare, in concreto, l’esercizio del diritto di recesso;
d) che l’impresa possa recedere dal contratto o modificarlo in caso di richiesta dell’IVASS;
e) che il contratto non possa essere sub-esternalizzato senza il consenso dell’impresa;
f) che siano acquisite informazioni con riguardo all’adozione da parte del fornitore dei presidi in tema di conflitti di interesse di cui all’articolo 274, paragrafo 3, lettera b), degli Atti delegati.
9. Salvo quanto previsto dal comma 10, l’accordo di esternalizzazione dei compiti della funzione antiriciclaggio può essere concluso solo con fornitori con sede legale nello SEE, secondo quanto previsto nei commi 11 e 12. In tal caso l’impresa assicura altresì che siano adeguatamente definiti:
a) obiettivi, metodologie e frequenza dei controlli;
b) modalità e frequenza dei rapporti con l’organo amministrativo e l’organo con funzione di gestione;
c) possibilità di riconsiderare le condizioni del servizio al verificarsi di modifiche di rilievo nell’operatività e nell’organizzazione dell’impresa di assicurazione.
10. In deroga a quanto previsto dal comma 9, è consentita, previa autorizzazione dell’IVASS, l’esternalizzazione dei compiti della funzione antiriciclaggio ad un fornitore con sede legale fuori dallo SEE, purché ricompreso nell’ambito del gruppo di cui all’articolo 210-ter, comma 2, del Codice. L’impresa allega all’istanza gli elementi informativi di cui ai successivi commi 11 e 12.
11. Coerentemente con quanto previsto dall’articolo 30-septies, comma 3 del Codice e dal comma 9, del presente articolo, nel caso di esternalizzazione dei compiti della funzione antiriciclaggio ad un fornitore con sede legale nello SEE, l’impresa ne dà preventiva comunicazione all’IVASS, almeno sessanta giorni prima della esecuzione del contratto, allegando la bozza del contratto e, ove non illustrati nella bozza del contratto, una relazione che descriva, in modo analitico:
a) le motivazioni sottostanti la decisione di esternalizzare i compiti della funzione, la determinazione del corrispettivo, la scelta del fornitore;
b) ogni ulteriore informazione che consenta di valutare il rispetto dei criteri di economicità, efficienza ed affidabilità,
c) la sussistenza dei presupposti per il pieno esercizio dell’attività di vigilanza, anche ispettiva, da parte dell’IVASS. É altresì comunicato il nominativo del responsabile presso il fornitore.
12. Se i compiti della funzione antiriciclaggio vengono esternalizzati ad un fornitore con sede nello SEE e ricompreso tra le società del gruppo, l’impresa ne dà preventiva comunicazione all’IVASS, almeno 45 giorni prima dell’inizio dell'esecuzione del contratto, indicando:
a) il nominativo del fornitore di servizi;
b) il nominativo del responsabile, presso il fornitore;
c) l’oggetto, le ragioni e la durata dell’esternalizzazione, al fine di consentire all’IVASS la valutazione prevista dal comma 11. In tale ipotesi, il rispetto dei criteri di economicità di cui al comma 1 si presume. La comunicazione può essere presentata anche dall’ultima società controllante italiana per conto delle società del gruppo interessate dall’esternalizzazione.
13. Il sistema di governo societario garantisce controlli di standard analoghi a quelli che sarebbero attuati se i compiti della funzione antiriciclaggio fossero svolti direttamente dall’impresa. I rischi specifici connessi all’esternalizzazione sono inclusi nella politica di gestione dei rischi.
14. Ai fini di cui al comma 13, l’impresa adotta idonei presidi organizzativi e contrattuali che consentano di monitorare costantemente lo svolgimento dei compiti della funzione antiriciclaggio esternalizzati, la conformità delle relative attività all'ordinamento, alle direttive e procedure aziendali ed ai termini dell’accordo di esternalizzazione, nonché il rispetto dei limiti operativi fissati dall’impresa, intervenendo tempestivamente qualora il fornitore non adempia agli impegni assunti o la qualità del servizio fornito sia carente. I presidi garantiscono il rispetto delle condizioni di cui all’articolo 30-septies, comma 5, del Codice, con particolare riguardo alle ipotesi in cui il fornitore di servizi ha sede legale fuori dallo SEE.
15. In coerenza con quanto previsto dall’articolo 274, paragrafo 5, lettera d) degli Atti delegati e dall’articolo 30-septies del Codice, l’impresa che esternalizza i compiti della funzione antiriciclaggio adotta idonee misure per assicurare la continuità dell’attività in caso di interruzione o grave deterioramento della qualità del servizio reso dal fornitore, inclusi adeguati piani di emergenza o di reinternalizzazione delle attività, in coerenza con la politica di esternalizzazione di cui all’articolo 30, comma 6, del Codice.
16. Se l’esternalizzazione è effettuata nell’ambito del gruppo, l’ultima società controllante italiana:
a) mantiene evidenza delle imprese che hanno esternalizzato i compiti della funzione antiriciclaggio, fornendone informazione alle altre società del gruppo;
b) assicura che l’accordo di esternalizzazione non pregiudichi la prestazione della funzione antiriciclaggio a livello dell’impresa interessata.
17. L’IVASS verifica che l’esternalizzazione e l'esecuzione dei compiti della funzione antiriciclaggio rispettino le condizioni di cui al presente articolo.
18. Qualora, in considerazione della natura, della portata e della complessità del rischio di riciclaggio intrinseco all’attività dell’impresa, delle caratteristiche e della posizione di mercato del fornitore o della qualità del servizio da questo reso, l’IVASS ritenga che non possa essere assicurata la prevenzione dell’utilizzo dell’impresa a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, ovvero non sia consentito il pieno esercizio delle funzioni di vigilanza, può imporre all’impresa di modificare il contratto di esternalizzazione, ovvero, nei casi più gravi, di recedere dal contratto, come previsto dal comma 8, lettera d).
19. L’IVASS comunica all’impresa l’esistenza di eventuali motivi ostativi all’esternalizzazione dei compiti della funzione antiriciclaggio entro 60 giorni dal ricevimento della comunicazione di cui al comma 11, o entro 45 giorni dal ricevimento della comunicazione di cui al comma 12, complete della documentazione di supporto.
20. L’impresa comunica in ogni caso tempestivamente all’IVASS se in corso di contratto sono intervenuti sviluppi rilevanti, in merito all’esternalizzazione dei compiti della funzione antiriciclaggio, con particolare riguardo a cambiamenti relativi al fornitore che incidono sul servizio.
21. L’impresa comunica all’IVASS la cessazione del contratto di esternalizzazione, allegando una relazione sulle modalità di reinternalizzazione o di affidamento ad altro fornitore dei compiti della funzione antiriciclaggio.
22. Nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 274, paragrafo 4, lettere h) e i), degli Atti delegati, l’accordo di esternalizzazione assicura all’impresa, all’IVASS, alla UIF e alle Autorità la possibilità di accedere alle informazioni utili e ai locali in cui opera il fornitore di servizi per le attività di monitoraggio, supervisione e controllo.
23. I compiti della funzione antiriciclaggio di ciascuna impresa del gruppo possono essere esternalizzati a un’unità specializzata costituita a livello di gruppo, a condizione che:
a) in ciascuna impresa del gruppo sia individuato il titolare della funzione antiriciclaggio che curi i rapporti con il titolare della funzione di gruppo;
b) siano adottate adeguate procedure per garantire che le politiche di gestione del rischio di riciclaggio definite a livello di gruppo siano adeguatamente calibrate rispetto alle caratteristiche operative della singola impresa.
24. Le disposizioni di cui ai precedenti commi da 1 a 22 si applicano anche quando i compiti della funzione antiriciclaggio sono esternalizzati a livello di gruppo.
25. Le disposizioni di cui ai precedenti commi 1, 2, da 8 a 15, da 17 a 22, si applicano anche quando i compiti di cui all'articolo 14 sono attribuiti, ai sensi dell'articolo 23, comma 2, alla funzione che svolge compiti omologhi presse la sede centrale.