Art. 13 — Funzione antiriciclaggio
1. Le imprese istituiscono una funzione di verifica della conformità alle norme vigenti in materia di prevenzione del riciclaggio di denaro e di contrasto del finanziamento del terrorismo in modo proporzionato alla natura, alla portata e alla complessità dei rischi intrinseci all’attività dell’impresa. Tale funzione è denominata funzione antiriciclaggio.
2. L’istituzione della funzione antiriciclaggio è formalizzata in una specifica delibera dell’organo amministrativo, che ne definisce le responsabilità, i compiti, le risorse, le modalità operative, la natura e la frequenza della reportistica agli organi sociali e alle altre funzioni interessate, in coerenza con la politica aziendale di cui all’articolo 10, comma 1, lettera b), del presente regolamento.
3. L’impresa individua autonomamente la collocazione organizzativa della funzione antiriciclaggio e ne assicura in ogni caso la separatezza rispetto alle funzioni operative al fine di garantirne l’indipendenza, l’autonomia e l’obiettività di giudizio.
4. In coerenza con il comma 3, la funzione antiriciclaggio:
a) è costituita in forma di specifica unità organizzativa oppure - tenuto conto della natura del rischio di riciclaggio intrinseco all’attività dell’impresa e della ridotta portata e complessità dello stesso e purché ciò non pregiudichi l’efficacia e la qualità dei controlli - è attribuita alle unità organizzative che svolgono le funzioni di verifica della conformità alle norme o di gestione dei rischi; in tale ultimo caso è possibile ricorrere a risorse appartenenti ad altre unità aziendali assicurandone l’indipendenza attraverso la presenza di adeguati presidi che garantiscano la separatezza di compiti e prevengano conflitti di interesse;
b) dispone di risorse umane, finanziarie e tecnologiche adeguate per lo svolgimento dell’attività,
c) ha libero accesso alle attività dell’impresa, alle strutture aziendali e a tutte le informazioni pertinenti, incluse le informazioni utili a verificare l’adeguatezza dei controlli svolti sulle funzioni esternalizzate;
d) riferisce tramite il consigliere responsabile per l’antiriciclaggio e, quando lo reputa opportuno, anche direttamente agli organi sociali cui, mediante adeguate procedure di reporting, dà contezza dell’attività svolta, delle verifiche effettuate e delle eventuali raccomandazioni formulate; collabora con le funzioni fondamentali al fine del perseguimento dei compiti ad esse attribuiti.35
5. La funzione antiriciclaggio è sottoposta a verifica periodica da parte della funzione di revisione interna.