Art. 14 — Compiti della funzione antiriciclaggio

2. La funzione antiriciclaggio, in particolare:

a) identifica le norme applicabili in materia di prevenzione del rischio di riciclaggio e valuta il loro impatto sui processi e le procedure interne;

b) collabora alla definizione delle politiche di governo del rischio di riciclaggio e delle varie fasi in cui si articola il processo di gestione di tale rischio;

c) coordina l’esercizio annuale di autovalutazione del rischio di riciclaggio a cui è esposta l’impresa;

d) collabora all’individuazione del sistema dei controlli interni e delle procedure finalizzati alla prevenzione del rischio di riciclaggio;

e) verifica con continuità l’adeguatezza del processo di gestione del rischio e l’idoneità del sistema dei controlli interni e delle procedure adottate e propone le modifiche organizzative e procedurali necessarie al fine di assicurare un adeguato presidio del rischio di riciclaggio;

f) presta consulenza e assistenza agli organi sociali, ai dirigenti specificamente delegati ai sensi dell’articolo 11, comma 1, lettera b), nonché ad altre funzioni aziendali in relazione agli aspetti di sua competenza;

g) trasmette, ove previsto, i dati aggregati e le comunicazioni oggettive, con le modalità e le cadenze stabilite dalla UIF;

h) predispone flussi informativi diretti agli organi sociali e al consigliere responsabile per l’antiriciclaggio;

i) informa tempestivamente il consigliere responsabile per l’antiriciclaggio e gli organi aziendali di violazioni o carenze rilevanti accertate;

j) predispone, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di formazione, un adeguato piano formativo finalizzato a conseguire il continuo aggiornamento del personale e dei collaboratori nonché stabilisce indicatori per verificare l’efficacia della formazione erogata;

k) concorre a predisporre e aggiornare i documenti di cui agli articoli 10, comma 1, lettera b) e 11, comma 1, lettera c) e a diffonderli a tutto il personale, alla rete distributiva diretta e, più in generale, a diffondere la cultura in materia di antiriciclaggio;

l) valuta l’adeguatezza dei sistemi informativi e delle procedure interne volti i. all’adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela, ii. alla rilevazione, valutazione e segnalazione delle operazioni sospette, iii. alla rilevazione delle ulteriori situazioni oggetto di obbligo di comunicazione, iv. alla conservazione di documenti, dati e informazioni richiesti dalla normativa;

m) effettua controlli sui sistemi e sulle procedure di cui alla lettera l), anche su base campionaria e ove necessario in raccordo con la funzione di revisione interna, per verificare l’efficacia e la funzionalità degli stessi e individuare eventuali aree di criticità;

n) applica le misure rafforzate di adeguata verifica della clientela nei casi in cui, per circostanze oggettive, ambientali o soggettive appaia particolarmente elevato il rischio di riciclaggio, ovvero - ove tale compito sia attribuito ad altre strutture - accerta l’adeguatezza del processo di applicazione di misure rafforzate da parte di tali strutture, sottoponendo a controllo detto processo e i relativi esiti; cura, in ogni caso, l'istruttoria per la segnalazione di operazioni sospette, inoltrate dai responsabili delle unità organizzative che gestiscono i rapporti con la clientela e dagli intermediari assicurativi, nonché di quelle individuate autonomamente;

o) presenta – annualmente e comunque in caso di significative modifiche del rischio cui l’impresa è esposta – direttamente agli organi sociali o per il tramite del consigliere responsabile dell’antiriciclaggio, una relazione i. sulle attività svolte e le verifiche compiute, incluse quelle oggetto di esternalizzazione, ii. sulle valutazioni effettuate, iii. sulle criticità e carenze rilevate, nonché sull’eventuale inadeguatezza delle risorse umane e tecniche assegnate alla funzione, iv. sulle raccomandazioni formulate per la loro rimozione e per il potenziamento della funzione, nonché sullo stato e sui tempi di implementazione degli interventi migliorativi, qualora non ancora realizzati, v. sull’attività formativa, vi. sui risultati dell’esercizio di autovalutazione condotto ai sensi delle disposizioni sulle procedure di mitigazione del rischio, vii. contenente il piano delle attività programmate, tra cui il piano delle azioni correttive ancora da intraprendere, tenuto conto delle carenze riscontrate nelle verifiche precedenti e di eventuali nuovi rischi identificati;

p) collabora con le Autorità;

q) garantisce che le procedure di segnalazione interna delle violazioni di cui all’articolo 48 del decreto antiriciclaggio adottate siano portate a conoscenza di tutto il personale.40