1. In materia di rischio di riciclaggio, la funzione di revisione interna verifica:
a) il costante rispetto dell’obbligo di adeguata verifica dei rapporti continuativi, sia nella fase di instaurazione che nel corso dello svolgimento degli stessi, fino alla loro conclusione;
b) l’acquisizione e l’ordinata conservazione dei dati, delle informazioni e dei documenti prescritti dalla normativa;
c) il corretto funzionamento degli archivi informatici di cui all’articolo 34 del decreto antiriciclaggio;
d) la consapevolezza del personale, della rete distributiva diretta, nonché degli intermediari di cui all’articolo 109, comma 2, lettera b), del Codice e degli omologhi soggetti di cui agli articoli 116-quater e 116-quinqies del Codice in merito alla portata dell’obbligo di collaborazione attiva.
2. La funzione di revisione interna pianifica le verifiche in materia di rischi di riciclaggio, le quali interessano sia le strutture operative interne che l’adeguatezza e le risultanze dei controlli svolti presso la rete distributiva diretta nonché presso altri soggetti cui le imprese abbiano esternalizzato specifiche attività che possono interessare anche il processo antiriciclaggio.
3. La funzione di revisione interna svolge interventi di follow-up volti a verificare l’avvenuta adozione e l'efficacia degli interventi correttivi in ordine a carenze e irregolarità riscontrate nell’ambito delle verifiche.
4. La funzione di revisione interna verifica periodicamente l’allineamento tra le diverse procedure contabili settoriali di gestione e quelle di alimentazione e gestione degli archivi informatici di cui all’articolo 34 del decreto antiriciclaggio. Resta fermo l'obbligo di segnalare con urgenza all'organo amministrativo e a quello di controllo le situazioni di particolare gravità.
5. La funzione di revisione interna relaziona gli organi sociali sull’attività svolta nell’ambito della prevenzione del rischio di riciclaggio e sui relativi esiti, fermo restando il rispetto del principio di riservatezza in materia di segnalazioni di operazioni sospette.
Spiegazione
La funzione di revisione interna controlla che l’impresa applichi correttamente le regole antiriciclaggio, dalla verifica dei clienti alla conservazione dei dati. Esamina anche gli archivi informatici, la preparazione del personale e l’operato della rete distributiva e dei soggetti esterni incaricati di attività rilevanti. Deve programmare i controlli, verificare che le carenze siano corrette e controllare nuovamente l’efficacia delle soluzioni adottate. Informa gli organi sociali e segnala subito le situazioni particolarmente gravi, rispettando la riservatezza sulle segnalazioni di operazioni sospette.
Perché esiste questa norma
La norma tutela l’integrità del sistema assicurativo e l’efficacia dei presidi contro il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo. Affidare controlli indipendenti alla revisione interna consente di individuare tempestivamente irregolarità, correggerle e informare gli organi competenti.
Domande frequenti
Chi controlla che una compagnia verifichi davvero l’identità e le informazioni dei clienti?
La verifica rientra nei compiti della funzione di revisione interna, che controlla il rispetto degli obblighi sia all’apertura del rapporto sia durante il suo svolgimento, fino alla conclusione.
La revisione interna controlla anche agenti e altri distributori?
Sì. Deve verificare l’adeguatezza e i risultati dei controlli svolti presso la rete distributiva diretta e valutare la consapevolezza degli intermediari coinvolti.
Che cosa accade se un’attività antiriciclaggio è affidata a un soggetto esterno?
La revisione interna deve includere nei propri controlli anche i soggetti esterni incaricati di attività che possono incidere sul processo antiriciclaggio.
Una carenza rilevata durante un controllo viene verificata nuovamente?
Sì. La funzione svolge attività di follow-up per accertare che siano state adottate misure correttive e che esse siano realmente efficaci.
Chi viene informato quando emerge una situazione particolarmente grave?
La funzione deve segnalarla con urgenza all’organo amministrativo e all’organo di controllo, oltre a riferire periodicamente agli organi sociali sull’attività svolta e sui risultati.