Art. 18 — Responsabile per le segnalazioni delle operazioni sospette
1. Il legale rappresentante dell’impresa ovvero un altro soggetto delegato dall’organo amministrativo appartenente al personale dell'impresa, esclusi i produttori diretti, sentito l'organo di controllo, esamina le segnalazioni di operazioni sospette ricevute e trasmette alla UIF le segnalazioni ritenute fondate.
2. Gli intermediari assicurativi di cui all’art. 109, comma 2, lettera b), nonché i soggetti che svolgono attività analoga a quella dei menzionati intermediari e operano in Italia in regime di stabilimento -annotati nell’elenco annesso al registro degli intermediari assicurativi e riassicurativi a seguito della notifica in coerenza con quanto previsto dall’articolo 116-quinquies del Codice - inviano la segnalazione direttamente alla UIF, qualora non sia individuabile un’impresa di riferimento. Ai fini dell’adempimento dell’obbligo di cui all’articolo 36, comma 3 del decreto antiriciclaggio gli intermediari di cui all’articolo 109, comma 2, lettera d), nonché i soggetti che svolgono attività analoga a quella dei menzionati intermediari e operano in Italia in regime di stabilimento – annotati nell’elenco annesso al registro degli intermediari assicurativi e riassicurativi a seguito della notifica in coerenza con quanto previsto all’articolo 116-quinquies del Codice – nonché gli intermediari assicurativi stabiliti senza succursale, inviano la segnalazione all’impresa di riferimento anche in relazione alle "stesse operazioni" già segnalate direttamente alla UIF e danno comunque notizia all’impresa dell’avvenuta segnalazione di uno "stesso cliente". Si considerano "stesse operazioni" quelle in cui i premi -iniziale, ricorrente, aggiuntivo - sono stati pagati, in tutto o in parte, con liquidità o titoli oggetto dell’autonoma segnalazione dell’intermediario assicurativo alla UIF. Gli intermediari assicurativi definiscono, secondo un approccio fondato sul rischio, il periodo antecedente il pagamento del premio da prendere in considerazione a tal fine, che comunque non può essere inferiore a 30 giorni o a quello più lungo definito dall’impresa negli accordi di distribuzione
3. Il soggetto delegato dall’impresa deve possedere i requisiti di idoneità fissati ai sensi dell'articolo 10, comma 1, lettera e) e non deve avere responsabilità dirette in aree operative né deve essere gerarchicamente dipendente da soggetti di dette aree.
4. Le generalità del responsabile per la segnalazione delle operazioni sospette sono tempestivamente comunicate alla UIF, con le modalità dalla stessa stabilite; alla medesima autorità viene comunicata ogni successiva variazione. Il ruolo e le responsabilità dello stesso sono formalizzati e resi pubblici all’interno della struttura e presso gli intermediari assicurativi, nonché presso gli intermediari di cui all'articolo 109, comma 2, lettera c) del Codice.
5. La delega di cui al comma 1 può essere attribuita al titolare della funzione antiriciclaggio. Tale delega non può essere conferita al titolare della funzione di revisione interna né a soggetti esterni all’impresa. Nell’ambito del gruppo la delega può essere attribuita al delegato di gruppo secondo quanto disposto dall’articolo 25 del presente regolamento. 5-bis Il legale rappresentante oppure – nel caso in cui il responsabile per la segnalazione delle operazioni sospette sia un soggetto diverso – il titolare della funzione antiriciclaggio definisce procedure di gestione delle operazioni sospette che garantiscano il trattamento prioritario di quelle caratterizzate da fattori di rischio particolarmente elevato.54
6. Al responsabile delle segnalazioni delle operazioni sospette compete:
a) valutare - sulla base delle istruzioni, degli schemi e degli indicatori emanati dalla UIF e alla luce di tutti gli elementi disponibili, acquisiti anche tramite le strutture di primo livello o gli intermediari assicurativi - le operazioni sospette comunicate dal responsabile di qualsiasi unità organizzativa dell’impresa o dall’intermediario assicurativo, ovvero di cui sia altrimenti venuto a conoscenza nell’ambito della propria attività, acquisendo ulteriori informazioni tramite le strutture di primo livello, gli intermediari assicurativi o altre fonti liberamente accessibili;
b) trasmettere alla UIF le segnalazioni ritenute fondate, omettendo l’indicazione dei nominativi dei soggetti coinvolti nella procedura di segnalazione dell’operazione;
c) mantenere evidenza delle valutazioni effettuate nell’ambito della procedura, anche in caso di mancato invio della segnalazione alla UIF;
d) effettuare verifiche, anche a campione, in raccordo con la funzione antiriciclaggio e con quella di revisione interna, sulla congruità delle valutazioni di primo livello svolte sull'operatività della clientela dalle strutture dell'impresa o dall'intermediario assicurativo.
7. Il responsabile per la segnalazione delle operazioni sospette ha libero accesso ai flussi informativi diretti agli organi aziendali ed alle strutture coinvolte nella gestione e nel contrasto del rischio di riciclaggio e può acquisire informazioni utili dal titolare della funzione antiriciclaggio. Il responsabile per la segnalazione di operazioni sospette ha il compito di intrattenere rapporti con la UIF e di rispondere tempestivamente ad eventuali richieste formulate dalla stessa Unità.
8. Il responsabile per la segnalazione di operazioni sospette comunica, con modalità idonee a garantire la tutela della riservatezza anche nei confronti degli esponenti e delle altre funzioni aziendali non coinvolte nel processo di segnalazione:
a) l’esito della propria valutazione al responsabile dell'unità organizzativa dell'impresa o all'intermediario assicurativo che hanno effettuato la segnalazione, impiegando modalità organizzative che ne consentano la tracciabilità;
b) i nominativi dei clienti oggetto di segnalazione di operazioni sospette ai responsabili delle strutture competenti ai fini dell’attribuzione o dell'aggiornamento del profilo di rischio dei clienti stessi, nonché all'intermediario assicurativo che ha distribuito il relativo contratto.