Art. 25 — Procedimento per le segnalazioni delle operazioni sospette nell’ambito del gruppo
1. Le società appartenenti ad un gruppo con sede in Italia possono conferire la delega -prevista dall’articolo 36, comma 6, del decreto antiriciclaggio - al responsabile per le segnalazioni delle operazioni sospette appartenente al personale, esclusi i produttori diretti:
a) dell’ultima società controllante italiana,
b) di un’altra impresa del gruppo,
c) dell'intermediario assicurativo - di cui all'articolo 109, comma 2, lettera d), del Codice -che eserciti su di esse il controllo ai sensi dell'art. 2359 del codice civile o che sia sottoposto insieme ad esse a comune controllo ai sensi dello stesso articolo. Ciascuna delega è tempestivamente comunicata alla UIF e resa pubblica all’interno del gruppo. Ove la delega sia conferita, le operazioni da valutare sono trasmesse al delegato di gruppo in esito ad una procedura caratterizzata da un limitato numero di livelli intermedi di analisi delle stesse operazioni, assicurando celerità, riservatezza e facilità di confronto tra chi matura il sospetto e il delegato.
2. Il delegato di gruppo acquisisce, direttamente o per il tramite delle strutture di volta in volta individuate presso le altre società del gruppo, tutte le informazioni utili in possesso delle controllate e informa il titolare della funzione antiriciclaggio di ciascuna società del gruppo dell’esito della propria valutazione.
3. Le società controllate con sede in Italia che non abbiano conferito delega a un unico soggetto, nonché le società controllate con sede in un altro Stato membro o in un Paese SEE consentono al responsabile delle segnalazioni dell’ultima società controllante italiana l’accesso alle informazioni attinenti alle segnalazioni trasmesse e a quelle ritenute infondate, corredate della motivazione di tale decisione.
4. L’informativa avviene con modalità volte a garantire la massima riservatezza dell’identità dei soggetti che partecipano alla procedura di segnalazione. Il responsabile delle segnalazioni dell’ultima società controllante italiana può acquisire, ai fini dell’approfondimento delle operazioni e dei rapporti anomali in un’ottica di gruppo, informazioni dalle società controllate, incluse quelle che non hanno conferito la delega. Il medesimo responsabile fornisce ai responsabili delle segnalazioni delle società controllate le informazioni rilevanti sulla clientela comune.
5. L’ultima società controllante italiana assicura che le procedure di segnalazione delle controllate con sede in un Paese terzo siano conformi alle politiche e agli standard del gruppo, incluse la condivisione a livello consolidato di tutti gli elementi conoscitivi rilevanti ai fini della prevenzione del riciclaggio, nonché della notizia dell’avvenuta segnalazione di operazioni sospette, nei limiti consentiti dalla legislazione del Paese terzo.