Art. 11 — Organo con funzione di gestione

1. L’ organo con funzione di gestione:

a) cura l’attuazione degli indirizzi strategici e della politica di gestione del rischio di riciclaggio definiti dall’organo amministrativo;

b) è responsabile per l’adozione degli interventi necessari ad assicurare l’efficacia nel tempo dell’organizzazione e del sistema dei controlli antiriciclaggio nonché per la designazione dei singoli dirigenti, appartenenti all’Alta direzione, specificamente delegati alla realizzazione di ciascun intervento e per il monitoraggio di quanto da essi realizzato; formalizza le motivazioni della decisione di non accogliere eventuali proposte di interventi organizzativi e procedurali presentate dal responsabile della funzione antiriciclaggio;

c) definisce in apposito documento analitico, nell’ambito dei criteri generali individuati dall’organo amministrativo ai sensi dell’articolo 10 nonché tenendo conto degli orientamenti e delle indicazioni emanati dalle autorità le scelte concrete effettuate sui diversi profili rilevanti in materia di i. assetti organizzativi, procedure e controlli interni, ii. conservazione dei dati, iii. adeguata verifica, incluse le specifiche misure semplificate e rafforzate, tra quelle elencate nel Capo III, Sezioni III e IV, del presente regolamento e nelle disposizioni sui fattori di rischio, da adottare in relazione alle diverse tipologie di clienti o prodotti;

d) assicura la coerenza del documento di cui alla lettera c) con l’effettiva esposizione al rischio di riciclaggio, anche al fine di dimostrarlo alle Autorità;

e) porta il documento di cui alla lettera c) a conoscenza di tutti i soggetti interessati;

f) predispone le procedure per l’adempimento degli obblighi in materia di prevenzione del rischio di riciclaggio, nonché tenendo conto degli orientamenti e delle indicazioni emanate dalle autorità;

g) definisce una procedura, articolata secondo il principio di proporzionalità, in materia di segnalazione di operazioni sospette in grado di i. garantire certezza di riferimento, omogeneità di comportamento, applicazione generalizzata all’intera struttura, pieno utilizzo delle informazioni rilevanti e ricostruibilità dell’iter valutativo, ii. assicurare la massima riservatezza della segnalazione nonché strumenti, anche informatici, per rilevare le operazioni anomale;

h) assicura che i sistemi informativi consentano il corretto adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela in conformità con le procedure operative;

i) appronta le procedure per adempiere agli obblighi di conservazione di documenti, dati e informazioni;

j) definisce le iniziative e le procedure per assicurare il tempestivo assolvimento degli obblighi di comunicazione alle Autorità previsti dalla normativa in materia di prevenzione del rischio di riciclaggio;

k) approva i programmi di addestramento e formazione continua del personale e dei collaboratori sugli obblighi previsti dalla disciplina in materia di prevenzione del rischio di riciclaggio da svolgere tempestivamente rispetto all’evoluzione della normativa e delle procedure interne;

l) definisce i flussi informativi finalizzati ad assicurare la conoscenza dei fattori del rischio di riciclaggio a tutte le strutture aziendali coinvolte ed agli organi incaricati di funzioni di controllo;

m) adotta strumenti idonei alla costante verifica dell’attività svolta dal personale, dalla rete distributiva diretta e dagli intermediari di cui all’articolo 109, comma 2, lettera b), del Codice e degli omologhi soggetti di cui agli articoli 116-quater e 116-quinquies del Codice, al fine di rilevare eventuali anomalie che emergano nei comportamenti, nella qualità delle comunicazioni indirizzate ai referenti e alle strutture aziendali, nonché nei rapporti che gli stessi dipendenti o collaboratori intrattengono con la clientela;

n) assicura l’adozione di specifiche procedure informatiche per il rispetto della normativa antiriciclaggio, con particolare riferimento all’individuazione automatica delle operazioni anomale, nei casi di operatività effettuata attraverso canali telefonici o telematici;

o) definisce le tipologie di misure rafforzate da adottare nella gestione dei rapporti con la clientela classificata a più elevato rischio, in coerenza con i principi generali fissati dall’organo amministrativo.