Art. 28 — Modalità di conservazione

1. Gli intermediari assicurativi conservano documenti, dati e informazioni con modalità idonee a garantire la ricostruzione dell’operatività del cliente in conformità con gli articoli 31 e 32 del decreto antiriciclaggio.

2. Gli obblighi di conservazione riguardano anche gli intermediari assicurativi che distribuiscono soltanto prodotti venduti in regime di prestazione di servizi da imprese aventi sede legale in un altro Stato membro o in un Paese SEE.

3. Per l'assolvimento di tali obblighi, gli intermediari possono anche avvalersi delle stesse imprese - incluse quelle stabilite senza succursale - di cui distribuiscono i prodotti. In questa ipotesi, negli incarichi o negli accordi di distribuzione sono previste clausole espresse per disciplinare l’attività di conservazione decennale dei documenti, dei dati e delle informazioni, anche per il periodo successivo alla cessazione del rapporto di distribuzione e indipendentemente da qualsiasi operazione di ristrutturazione societaria dell’impresa o dell’intermediario assicurativo oppure dalla cessazione dell’attività dell’intermediario assicurativo.

4. Per l'assolvimento di tali obblighi, gli intermediari possono esternalizzare l’attività di conservazione a soggetti terzi. In questa ipotesi, essi stipulano - ai sensi dell'articolo 16 del presente regolamento -specifici accordi con il soggetto terzo per disciplinare l’attività di conservazione decennale dei documenti, dei dati e delle informazioni, anche nelle ipotesi di operazioni di ristrutturazione societaria del soggetto terzo o dell’intermediario assicurativo o di cessazione dell’attività dell’intermediario assicurativo.

5. Qualora per qualsiasi causa l’intermediario rinunci ad avvalersi delle imprese di cui distribuisce i prodotti, lo stesso intermediario è tenuto a proseguire la conservazione in autonomia - oppure a esternalizzarla a un terzo - per tutti i rapporti continuativi instaurati e le operazioni effettuate successivamente alla data di efficacia della rinuncia.

6. Gli intermediari assicurativi possono avvalersi di ciascuna impresa avente sede legale in un altro Stato membro o in un Paese SEE che opera in Italia in regime di libera prestazione di servizi, soltanto se l'incarico o l'accordo di distribuzione, rispettivamente conferito o sottoscritto da tale impresa, prevede clausole espresse conformi a quanto previsto al comma 3 del presente articolo.

7. Le imprese, le imprese stabilite senza succursale, le imprese aventi sede legale in un altro Stato membro o in un Paese SEE che operano in Italia in regime di libera prestazione di servizi, la società del gruppo o il soggetto terzo assicurano negli incarichi e negli accordi di distribuzione o di esternalizzazione che:

a) le Autorità abbiano accesso completo e tempestivo anche successivamente alla cessazione del rapporto di distribuzione;

b) non sussistano ostacoli logistici o giuridici - circa la riservatezza dei documenti, dati e informazioni conservati - che ne compromettano la pronta disponibilità;

c) in caso di conservazione all’estero, non sia necessario ricorrere alle procedure di assistenza giudiziaria per la trasmissione dei dati, delle informazioni o degli originali dei documenti conservati.

Testo vigente al 12 febbraio 2019. Per la versione vigente verificata consulta Normattiva. Fonti e licenze → Gli allegati del regolamento non sono riprodotti: consultare il testo ufficiale sul sito dell’IVASS.

Spiegazione

Gli intermediari assicurativi devono conservare documenti e dati in modo da poter ricostruire i rapporti e le operazioni dei clienti. Possono affidare la conservazione all’impresa di cui distribuiscono i prodotti o a un soggetto esterno, ma devono prevedere accordi che garantiscano la conservazione per dieci anni e la continuità anche se il rapporto o l’attività cessano. Se rinunciano a usare l’impresa per conservare i dati, devono occuparsi direttamente della conservazione o affidarla a un terzo per i rapporti e le operazioni successivi alla rinuncia. Le autorità devono poter accedere ai dati rapidamente, anche se sono conservati all’estero, senza ostacoli o procedure di assistenza giudiziaria.

Perché esiste questa norma

La norma tutela la tracciabilità delle operazioni assicurative e la possibilità di verificare il rispetto degli obblighi antiriciclaggio. Evita che cambiamenti nei rapporti commerciali, societari o nell’attività dell’intermediario rendano i dati irreperibili o inaccessibili alle autorità.

Domande frequenti

Per quanto tempo devono essere conservati i documenti e i dati?

Gli accordi con l’impresa o con il soggetto esterno devono disciplinare la conservazione decennale dei documenti, dei dati e delle informazioni.

Se l’intermediario smette di distribuire i prodotti di un’impresa, chi conserva i dati?

Per i rapporti e le operazioni successivi alla data in cui la rinuncia diventa efficace, l’intermediario deve proseguire la conservazione in autonomia oppure affidarla a un soggetto terzo.

Un intermediario che distribuisce soltanto prodotti di imprese straniere è esonerato?

No. Gli obblighi valgono anche per chi distribuisce soltanto prodotti di imprese con sede in un altro Stato membro o in un Paese SEE.

L’intermediario può affidare la conservazione a un’impresa o a un fornitore esterno?

Sì. Deve però stipulare accordi che regolino la conservazione per dieci anni e ne assicurino la continuità anche in caso di cessazione o ristrutturazione.

I dati possono essere conservati all’estero?

Sì, ma le autorità devono potervi accedere pienamente e tempestivamente. Non devono esserci ostacoli alla disponibilità dei dati né essere necessarie procedure di assistenza giudiziaria per ottenerli.

Sezione V — Disposizioni in materia di intermediari assicurativi