Art. 50 — (R) Attuazione dei sistemi

Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico.

Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente testo unico.

Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1( gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione.

Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.

Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già esistenti alla data di entrata in vigore del presente testo unico presso le direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.

Testo vigente al 21 febbraio 2026. Fonte: Normattiva — Presidenza del Consiglio dei Ministri, dati aperti con licenza CC BY 4.0, riprodotti gratuitamente. I testi della banca dati Normattiva non hanno carattere di ufficialità: l’unico testo ufficiale è quello pubblicato nella Gazzetta Ufficiale. Fonti e licenze →

Spiegazione

Le amministrazioni devono pianificare l’introduzione del protocollo informatico e predisporre progetti per sostituire i registri cartacei. Entro il 1° gennaio 2004 dovevano realizzare o adeguare i sistemi per gestire documenti e procedimenti, rispettando anche le regole sulla riservatezza. Ogni amministrazione individua gli uffici che gestiscono i documenti in modo unitario o coordinato, con criteri comuni di classificazione, archiviazione e comunicazione interna. Per le amministrazioni centrali dello Stato, la gestione informatica si svolge presso gli uffici di protocollo già esistenti indicati dalla norma.

Perché esiste questa norma

La norma mira a rendere più ordinata, uniforme e tracciabile la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi. La pianificazione, il coordinamento tra uffici e il rispetto della riservatezza favoriscono un passaggio strutturato dai registri cartacei ai sistemi informatici.

Domande frequenti

Quando dovevano essere pronti i sistemi informatici per protocollo e procedimenti?

Il termine indicato era il 1° gennaio 2004: entro quella data le amministrazioni dovevano realizzare o revisionare i sistemi necessari.

Un’amministrazione poteva continuare a usare soltanto registri cartacei?

La norma prevedeva progetti per sostituire i registri cartacei con sistemi informatici conformi alle sue disposizioni.

Chi decide quali uffici gestiscono i documenti in modo coordinato?

Ciascuna amministrazione li individua secondo il proprio ordinamento, organizzandoli in aree omogenee e assicurando criteri comuni.

Dove gestiscono i documenti le amministrazioni centrali dello Stato?

Presso gli uffici di registrazione di protocollo già esistenti alla data di entrata in vigore del testo unico, nelle strutture indicate dalla norma.

La digitalizzazione dei documenti deve tenere conto della riservatezza?

Sì. I sistemi devono essere realizzati o adeguati rispettando le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

Richiamato da

CAPO IV — SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI SEZIONE I DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI