Art. 60 — (R) Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione informatica dei documenti delle grandi aree organizzative omogenee di cui al comma 4 dell'articolo 50, adottano le modalità di interconnessione stabilite nell'ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.
Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di gestione informatica dei documenti attraverso la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti attraverso l'indicazione alternativa o congiunta dell'oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso l'indicazione della data e del numero di protocollo attribuiti dall'amministrazione al documento spedito.
Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per l'accesso ai documenti e alle informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti.
Spiegazione
La disposizione regola l’accesso ai sistemi informatici di gestione dei documenti quando a collegarsi sono altre pubbliche amministrazioni. Il collegamento deve seguire modalità tecniche comuni e permettere almeno di cercare i dati di protocollo usando informazioni come oggetto, mittente, destinatario o data di spedizione. È possibile anche risalire al protocollo assegnato dall’amministrazione che ha ricevuto un documento, indicando i dati del protocollo di partenza. Ogni amministrazione definisce poi i criteri tecnici e organizzativi per consentire questi accessi.
Perché esiste questa norma
La norma favorisce la collaborazione e lo scambio di informazioni tra amministrazioni, evitando che sistemi incompatibili impediscano di individuare i documenti protocollati. Al tempo stesso lascia a ciascuna amministrazione la definizione delle modalità organizzative e tecniche concrete.
Domande frequenti
Posso usare questa norma per consultare online una pratica che mi riguarda?
No. La disposizione disciplina l’accesso ai sistemi da parte delle pubbliche amministrazioni, non l’accesso dei cittadini ai propri documenti.
Un’altra amministrazione può trovare un mio documento senza conoscerne il numero di protocollo?
Può cercarne i dati di protocollo indicando, secondo le funzioni disponibili, informazioni come oggetto, data di spedizione, mittente o destinatario.
Se un’amministrazione ha spedito un documento, come può individuare il protocollo assegnato da quella che lo ha ricevuto?
Può indicare la data e il numero di protocollo attribuiti al documento dall’amministrazione mittente per ottenere i dati di protocollo della registrazione in entrata.
Tutte le amministrazioni devono usare lo stesso sistema informatico?
No. La norma richiede modalità di interconnessione e funzioni minime comuni, ma non impone un unico sistema informatico.
Queste funzioni consentono automaticamente di leggere il contenuto di qualsiasi documento?
Non necessariamente. Le informazioni minime indicate riguardano numero e data di protocollo; l’articolo non garantisce l’accesso indiscriminato al contenuto dei documenti.