Per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, possono essere utilizzate tutte le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti anche mediante l'impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni da parte dell'interessato.
A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, e nell'ambito delle misure organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per l'impiego, anche per via telematica, del sistema di gestione informatica dei documenti per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei documenti.
Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni e dei documenti da parte dell'interessato, le misure organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2 determinano, altresì, le modalità di identificazione del soggetto anche mediante l'impiego di strumenti informatici per la firma digitale del documento informatico, come disciplinati dal presente testo unico.
Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni e dei documenti messe a disposizione, anche per via telematica, attraverso gli uffici relazioni col pubblico.
Spiegazione
Per chiedere di consultare documenti amministrativi, si possono usare anche le informazioni contenute nei sistemi informatici delle pubbliche amministrazioni. Ogni amministrazione stabilisce come cercare, visualizzare e stampare documenti e informazioni, anche online, rispettando la tutela dei dati personali. Se il cittadino acquisisce direttamente i documenti tramite strumenti informatici, l’amministrazione deve stabilire come verificarne l’identità. Anche chi non lavora per una pubblica amministrazione può usare le funzioni di ricerca e consultazione rese disponibili, anche tramite gli uffici relazioni con il pubblico.
Perché esiste questa norma
La norma facilita l’esercizio del diritto di accesso anche attraverso strumenti digitali, rendendo più agevole reperire e consultare documenti. Al tempo stesso, affida alle amministrazioni regole organizzative e tecniche per proteggere i dati personali e identificare chi acquisisce direttamente le informazioni.
Domande frequenti
Posso cercare online un documento della pubblica amministrazione?
Sì, se l’amministrazione mette a disposizione funzioni di ricerca e consultazione, anche per via telematica. L’accesso resta soggetto alle regole applicabili e alla tutela dei dati personali.
Posso scaricare direttamente un documento senza recarmi allo sportello?
È possibile se sono disponibili strumenti per acquisire direttamente documenti e informazioni. L’amministrazione stabilisce le modalità di accesso e può richiedere la verifica della tua identità.
Che cosa devo fare se non riesco a trovare un documento nel sistema online?
Puoi rivolgerti all’amministrazione e chiedere le informazioni sulle modalità per reperire il documento. Le funzioni digitali non escludono gli altri canali di accesso previsti.
Un cittadino può consultare qualsiasi informazione presente nel sistema?
No. La norma consente di usare le informazioni del sistema per esercitare il diritto di accesso, ma le modalità devono rispettare le disposizioni sulla riservatezza dei dati personali.
Dove posso chiedere aiuto per usare le funzioni di ricerca e visualizzazione?
Le funzioni rese disponibili anche online possono essere utilizzate attraverso gli uffici relazioni con il pubblico.