Art. 58 — (R) Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
L'accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all'amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta del servizio di cui all'articolo 61.
La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel testo.
Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le attività di controllo.
Spiegazione
Il personale dell’amministrazione può consultare, cercare e stampare le informazioni sui documenti solo secondo le autorizzazioni definite dal responsabile del servizio. La ricerca può usare diversi dati registrati e combinare più condizioni; nei testi può riguardare anche singole parole o parti di parole. Il sistema deve inoltre permettere analisi statistiche delle informazioni, utili per le verifiche interne.
Perché esiste questa norma
La norma organizza l’accesso interno alle informazioni e rende possibile reperire i documenti in modo flessibile. Prevede anche strumenti statistici per agevolare il controllo sulla gestione documentale.
Domande frequenti
Un dipendente può consultare tutti i documenti dell’amministrazione?
Non necessariamente: l’accesso, la ricerca, la visualizzazione e la stampa dipendono dalle autorizzazioni stabilite dal responsabile del servizio.
Posso cercare un documento usando solo una parola che ricordo?
Il sistema deve consentire ricerche sui testi basate su singole parole o anche su parti di parole.
Si possono combinare più criteri, per esempio una data e il nome di un ufficio?
Sì. La ricerca può basarsi su più condizioni collegate tra loro mediante operatori logici.
Un cittadino può invocare questo articolo per ottenere direttamente un documento?
L’articolo disciplina l’accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all’amministrazione e non stabilisce, da solo, le modalità con cui i cittadini possono ottenere documenti.
Il sistema può produrre statistiche sui documenti registrati?
Sì. Deve offrire elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate, così da favorire le attività di controllo.
SEZIONE SECONDA — ACCESSO AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI DEL SISTEMA