Art. 57 — (R) Numero di protocollo
Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
Spiegazione
A ogni documento protocollato viene associato un numero composto da cifre, con almeno sette cifre. I numeri devono seguire una sequenza progressiva. La numerazione viene rinnovata ogni anno solare, quindi il nuovo anno apre un nuovo ciclo. La disposizione non indica quale debba essere il primo numero dell’anno né stabilisce conseguenze per eventuali errori.
Perché esiste questa norma
Una numerazione progressiva e rinnovata annualmente rende più ordinata e verificabile la gestione dei documenti. Il numero minimo di cifre riduce il rischio di codici troppo brevi o ambigui.
Domande frequenti
Un numero di protocollo composto da sei cifre è valido secondo questa norma?
No. Il numero deve avere almeno sette cifre numeriche.
La numerazione continua senza interruzioni da un anno all’altro?
No. La norma prevede che sia rinnovata ogni anno solare.
Il numero di protocollo può contenere lettere al posto delle cifre?
La disposizione richiede che il numero sia costituito da cifre numeriche; non consente di sostituirle con lettere.
I numeri assegnati durante l’anno devono seguire un ordine progressivo?
Sì. La numerazione deve essere progressiva, non attribuita senza seguire una sequenza.
La norma specifica quale numero debba essere assegnato al primo documento dell’anno?
No. Stabilisce che la numerazione sia rinnovata ogni anno, ma non indica il numero da cui debba ripartire.
Richiamato da
- Documentazione Amministrativaart. 55
CAPO IV — SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI SEZIONE I DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
- Art. 50 — (R) Attuazione dei sistemi
- Art. 51 — (R)Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
- Art. 52 — (R) Il sistema di gestione informatica dei documenti
- Art. 53 — (R) Registrazione di protocollo
- Art. 54 — (R) Informazioni annullate o modificate
- Art. 55 — (R) Segnatura di protocollo
- Art. 56 — (R) Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti