La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo 57;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.
L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.
L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice identificativo dell'ufficio cui il documento è assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al momento della registrazione di protocollo.
Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4.
Spiegazione
La segnatura è l’insieme dei dati che viene associato al documento per riconoscerlo senza ambiguità e non può essere modificato. Deve indicare almeno il numero e la data di protocollo, oltre all’amministrazione o all’area organizzativa di riferimento. Si applica nello stesso momento in cui il documento viene registrato nel protocollo. Se i dati sono già disponibili, si possono aggiungere informazioni come l’ufficio destinatario o la classificazione; negli scambi informatici tra amministrazioni, la segnatura può contenere tutti i dati di registrazione per agevolare la gestione automatica.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la tracciabilità e l’identificazione certa dei documenti amministrativi, riducendo il rischio di scambi, alterazioni o difficoltà nel ricostruirne il percorso. La contemporaneità con la registrazione e l’uso di dati strutturati favoriscono una gestione affidabile e, negli scambi digitali, più efficiente.
Domande frequenti
Quali informazioni deve riportare almeno la segnatura di un documento?
Deve riportare il numero progressivo di protocollo, la data di protocollo e un’identificazione sintetica dell’amministrazione o dell’area organizzativa.
La segnatura può essere aggiunta giorni dopo la registrazione?
No. L’apposizione o associazione della segnatura deve avvenire contemporaneamente alla registrazione di protocollo.
Il numero di protocollo può essere cambiato dopo che è stato associato al documento?
La segnatura deve essere apposta o associata in forma permanente e non modificabile; non è quindi previsto che venga alterata successivamente.
La segnatura deve indicare anche l’ufficio a cui è destinato il documento?
Non necessariamente. Può includere il codice dell’ufficio destinatario o di quello che ha prodotto il documento, l’indice di classificazione e altri dati utili, se già disponibili al momento della registrazione.
Se invio un documento informatico a un’altra amministrazione, la segnatura può velocizzarne la registrazione?
Sì. Può contenere tutti i dati di registrazione e l’amministrazione ricevente può usarli per automatizzare la registrazione del documento.