Art. 52 — (R) Il sistema di gestione informatica dei documenti

Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata "sistema" deve:

a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema;

b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;

c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;

d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato.

Testo vigente al 21 febbraio 2026. Fonte: Normattiva — Presidenza del Consiglio dei Ministri, dati aperti con licenza CC BY 4.0, riprodotti gratuitamente. I testi della banca dati Normattiva non hanno carattere di ufficialità: l’unico testo ufficiale è quello pubblicato nella Gazzetta Ufficiale. Fonti e licenze →

Spiegazione

Le amministrazioni devono usare un sistema informatico che protegga i documenti e li registri correttamente quando arrivano o vengono inviati. Il sistema deve permettere di ritrovare i documenti e di capire quali atti conclusivi sono collegati a una comunicazione ricevuta. Deve inoltre organizzare i documenti secondo il sistema di classificazione adottato dall’amministrazione. L’accesso alle informazioni deve essere sicuro e rispettare la riservatezza dei dati personali.

Perché esiste questa norma

La norma tutela l’affidabilità e la reperibilità dei documenti amministrativi, così che la loro gestione sia ordinata e verificabile. Prevede anche cautele per consentire l’accesso alle informazioni senza compromettere la sicurezza o la riservatezza delle persone.

Domande frequenti

Come può un ufficio ritrovare una comunicazione che ho inviato?

Il sistema deve consentire di reperire le informazioni sui documenti registrati, così che l’amministrazione possa rintracciare la comunicazione.

Posso sapere quale provvedimento è stato adottato in seguito alla mia richiesta?

Il sistema deve collegare le comunicazioni ricevute ai documenti formati dall’amministrazione nell’adozione dei provvedimenti finali. L’accesso dipende comunque dalle regole applicabili e dalla tutela dei dati personali.

L’amministrazione deve registrare anche i documenti che invia?

Sì. Il sistema deve assicurare la registrazione di protocollo corretta e puntuale dei documenti sia in entrata sia in uscita.

Posso consultare liberamente tutte le informazioni presenti nel sistema?

No. L’accesso deve avvenire in condizioni di sicurezza e nel rispetto delle disposizioni sulla tutela dei dati personali; la norma non prevede un accesso indiscriminato.

Che cosa succede se un documento non è archiviato nella categoria corretta?

Il sistema deve organizzare i documenti secondo il sistema di classificazione d’archivio adottato dall’amministrazione. L’articolo non specifica una procedura per correggere i singoli errori.

Richiamato da

  • Documentazione Amministrativaart. 65

CAPO IV — SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI SEZIONE I DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI