La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
Spiegazione
Quando un’amministrazione riceve o spedisce un documento, deve registrarne a protocollo i dati essenziali, come numero e data di registrazione, mittente o destinatario e oggetto. Per i documenti informatici trasmessi per via telematica si registra anche un’impronta che permette di identificarne il contenuto. Il sistema deve assegnare i dati in modo automatico e unitario, senza modifiche intermedie, e consentire la formazione del registro giornaliero. Non si registrano, tra gli altri, giornali, pubblicazioni, atti preparatori interni e documenti già sottoposti a una registrazione particolare.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la tracciabilità e l’affidabilità della documentazione amministrativa, rendendo verificabili la ricezione, la spedizione e i dati essenziali dei documenti. L’automazione e la registrazione non modificabile riducono il rischio di alterazioni o omissioni.
Domande frequenti
Ho inviato un documento a un’amministrazione: quali dati devono comparire nel protocollo?
Devono risultare, tra gli altri, il numero e la data di protocollo, il destinatario o i destinatari e l’oggetto. Per un documento informatico trasmesso telematicamente è registrata anche la sua impronta.
Un documento ricevuto per via telematica deve essere protocollato?
Sì. I documenti ricevuti e spediti sono soggetti a registrazione obbligatoria; la norma include inoltre tutti i documenti informatici.
Posso chiedere che venga cambiato l’oggetto già registrato a protocollo?
L’oggetto è registrato in forma non modificabile. Il sistema deve inoltre effettuare l’assegnazione dei dati in un’unica soluzione, senza interventi intermedi dell’operatore.
Un giornale o un invito a una manifestazione deve essere protocollato?
No: giornali, materiali pubblicitari e inviti a manifestazioni rientrano tra le esclusioni indicate. Sono esclusi anche, tra gli altri, gli atti preparatori interni e i documenti già soggetti a registrazione particolare.
L’amministrazione deve poter fornire un elenco dei documenti protocollati in una giornata?
Sì. Il sistema deve consentire di produrre il registro giornaliero, con l’elenco delle informazioni inserite tramite le registrazioni effettuate nello stesso giorno.