Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.
Per gestire informaticamente i documenti, una pubblica amministrazione deve svolgere tre attività: registrarli, apporre la segnatura di protocollo e classificarli. La norma considera queste attività il nucleo minimo necessario e sufficiente per tenere il sistema. Non specifica, però, come debbano essere eseguite né esclude eventuali ulteriori adempimenti previsti da altre regole.
La norma assicura che i documenti siano gestiti secondo un insieme minimo e comune di operazioni, così da poterli registrare, identificare e organizzare. Individuare tale nucleo essenziale offre alle amministrazioni un criterio chiaro per la tenuta del sistema.
Deve registrarli, apporre la segnatura di protocollo e classificarli: sono le operazioni minime indicate dalla norma.
La sola conservazione non è una delle tre operazioni indicate. La norma richiede anche registrazione, segnatura di protocollo e classificazione.
No. La classificazione è indicata come operazione necessaria insieme alla registrazione e alla segnatura di protocollo.
Per la tenuta del sistema, la norma considera sufficienti le tre operazioni indicate. Ciò non esclude altri adempimenti eventualmente previsti da regole diverse.
No. Stabilisce che la classificazione è necessaria, ma non descrive criteri o procedure per effettuare questa operazione.