Art. 65 — (R) Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali

Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve:

a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;

b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;

c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;

d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.

Testo vigente al 21 febbraio 2026. Fonte: Normattiva — Presidenza del Consiglio dei Ministri, dati aperti con licenza CC BY 4.0, riprodotti gratuitamente. I testi della banca dati Normattiva non hanno carattere di ufficialità: l’unico testo ufficiale è quello pubblicato nella Gazzetta Ufficiale. Fonti e licenze →

Spiegazione

Il sistema deve permettere di capire a quale fascicolo e procedimento appartiene ogni documento registrato. Deve rendere facile trovare le informazioni sul fascicolo, sul procedimento e sul responsabile, e seguire le diverse fasi della pratica. Deve inoltre produrre dati statistici sull’attività dell’ufficio e scambiare informazioni con i sistemi di altre amministrazioni quando un procedimento coinvolge più enti.

Perché esiste questa norma

La norma mira a rendere la gestione delle pratiche più trasparente, rintracciabile ed efficiente. Lo scambio tra amministrazioni aiuta a ricostruire l’avanzamento dei procedimenti complessi, mentre le statistiche consentono di conoscere l’attività degli uffici.

Domande frequenti

Come posso sapere a quale pratica appartiene un documento che ho inviato?

Il sistema deve collegare ogni documento registrato al fascicolo e al procedimento a cui è associato, così da consentirne la corretta individuazione.

Posso trovare chi è responsabile della mia pratica?

Il sistema deve consentire di reperire rapidamente le informazioni sul responsabile del procedimento.

La norma garantisce che la mia domanda venga conclusa entro un certo termine?

No. Questo articolo stabilisce requisiti del sistema informatico, ma non indica termini per concludere le pratiche.

Se la mia pratica coinvolge più amministrazioni, possono scambiarsi informazioni sul suo avanzamento?

Sì. Il sistema deve consentire lo scambio di informazioni con quelli di altre amministrazioni per ricostruire lo stato e l’iter dei procedimenti complessi.

Il sistema deve registrare anche statistiche sul lavoro dell’ufficio?

Sì. Deve fornire informazioni statistiche sull’attività dell’ufficio, senza che l’articolo specifichi quali indicatori debbano essere prodotti.

SEZIONE QUARTA — SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI