Art. 64 — (R) Sistema di gestione dei flussi documentali
Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.
Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei documenti.
Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.
Spiegazione
Le amministrazioni devono gestire i procedimenti con sistemi informatici e valutare se i progetti siano convenienti rispetto ai costi, seguendo le indicazioni previste. Questi sistemi servono a migliorare i servizi e a rendere più efficiente e trasparente l’attività amministrativa. La gestione dei flussi comprende anche quella informatica dei documenti. Ogni amministrazione deve inoltre organizzare, in modo coordinato, l’inserimento dei documenti nei fascicoli e nei procedimenti, classificando anche quelli che non richiedono registrazione di protocollo.
Perché esiste questa norma
La norma tutela una gestione ordinata e accessibile dei documenti e dei procedimenti amministrativi. Mira a favorire servizi migliori e decisioni più efficaci, evitando che le informazioni restino disperse o difficili da reperire.
Domande frequenti
La mia pratica può essere gestita interamente con strumenti informatici?
La norma richiede alle amministrazioni di gestire i procedimenti tramite sistemi informativi automatizzati, ma non stabilisce che ogni pratica debba svolgersi esclusivamente online.
Perché l’amministrazione archivia i documenti in un fascicolo?
Per collegare i documenti alla pratica e al procedimento a cui si riferiscono, così da organizzare e reperire più facilmente le informazioni.
Anche una comunicazione che non riceve un numero di protocollo deve essere classificata?
Sì. La classificazione d’archivio deve riguardare tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.
Ogni ufficio può organizzare i fascicoli in modo diverso?
Le modalità sono determinate dalle amministrazioni, ma devono essere coordinate per le aree organizzative omogenee.
Che cosa deve valutare l’amministrazione prima di introdurre un nuovo sistema informatico?
Deve considerare il rapporto tra costi e benefici del progetto e attenersi alle indicazioni previste per questa valutazione.
SEZIONE QUARTA — SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI