Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema. (R)
Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. (R)
Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. (R)
La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'area organizzativa omogenea. (R)
Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. (R)
Spiegazione
Se un guasto tecnico impedisce di usare il protocollo informatico, il responsabile può autorizzare registrazioni manuali su un registro di emergenza. Vi si annotano le cause e gli orari di inizio e fine del blocco, oltre al totale delle registrazioni effettuate ogni giorno. Se il problema dura più di 24 ore ed è eccezionalmente grave, l’uso del registro può essere autorizzato per periodi successivi, ciascuno non superiore a una settimana. Quando il sistema torna operativo, i dati sono inseriti senza ritardo nel protocollo ordinario e ogni numero assegnato in emergenza resta collegato al corrispondente numero ordinario.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la continuità e l’affidabilità della registrazione dei documenti anche in caso di guasti, evitando che vadano persi o restino senza tracciabilità. Impone controlli, numerazioni univoche e il successivo collegamento con il protocollo ordinario.
Domande frequenti
Che cosa succede se l’ufficio non riesce a usare il protocollo informatico per un guasto?
Il responsabile può autorizzare la registrazione manuale su un registro di emergenza. La procedura è prevista quando l’impedimento dipende da cause tecniche.
Il registro di emergenza può essere usato per settimane senza un’ulteriore autorizzazione?
No. Se l’impossibilità supera le 24 ore ed è dovuta a cause di eccezionale gravità, il responsabile può autorizzare periodi successivi, ciascuno di non più di una settimana, riportando gli estremi dell’autorizzazione.
Come si può verificare quando è iniziato e finito il blocco del sistema?
Sul registro devono risultare la causa dell’interruzione, la data e l’ora del suo inizio e quelle del ripristino. Per ogni giornata va indicato anche il totale delle registrazioni manuali.
I numeri assegnati durante l’emergenza possono coincidere con quelli già usati?
La sequenza deve consentire di identificare in modo univoco ciascun documento nel sistema documentario dell’area organizzativa omogenea, anche dopo interruzioni successive.
Dopo il ripristino, devo inviare di nuovo il documento per ottenere un numero di protocollo ordinario?
La norma prevede che l’ufficio inserisca senza ritardo nel sistema informatico i dati registrati in emergenza. A ogni documento viene assegnato un numero ordinario, mantenendo il collegamento con quello usato durante l’emergenza.