Art. 62 — (R) Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.
È consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.
Spiegazione
Il responsabile deve organizzare il salvataggio dei dati del sistema documentale su supporti informatici rimovibili. Le informazioni di protocollo possono essere trasferite su questi supporti quando riguardano fascicoli di procedimenti conclusi. Anche dopo il trasferimento devono restare consultabili: per questo, almeno ogni cinque anni, il responsabile deve disporne la riproduzione su supporti nuovi, tenendo conto dell’evoluzione tecnologica. I dati sulla gestione dei documenti devono inoltre essere considerati parte dell’organizzazione delle informazioni conservate.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la disponibilità e la leggibilità nel tempo delle informazioni di protocollo, anche quando cambia la tecnologia utilizzata. Stabilisce inoltre che i dati gestionali restino collegati ai documenti conservati, così da renderli organizzabili e reperibili.
Domande frequenti
Chi deve occuparsi del salvataggio dei dati del sistema documentale?
Il responsabile della tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti deve predisporre le operazioni di salvataggio su supporto informatico rimovibile.
Si possono trasferire su un supporto rimovibile i dati di una pratica ancora aperta?
Il trasferimento delle informazioni di protocollo previsto dall’articolo riguarda i fascicoli relativi a procedimenti conclusi. La disposizione non autorizza quel trasferimento per i fascicoli di procedimenti ancora in corso.
Dopo il trasferimento, posso ancora consultare le informazioni di protocollo?
Sì. Le informazioni trasferite devono restare sempre consultabili.
Ogni quanto tempo devono essere riprodotti i dati su supporti nuovi?
Almeno ogni cinque anni. Il responsabile deve tenere conto dell’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche.
I dati che descrivono la gestione dei documenti possono essere conservati separatamente dai documenti?
L’articolo li considera parte integrante del sistema che indicizza e organizza i documenti sottoposti a conservazione sostitutiva.