Art. 18

1. Le amministrazioni adottano le misure organizzative idonee a garantire l'applicazione delle disposizioni in materia di autocertificazione e di presentazione di atti e documenti da parte di cittadini a pubbliche amministrazioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. PERIODO SOPPRESSO DAL D.P.R. 2 AGOSTO 2007, N. 157.

2. I documenti attestanti atti, fatti, qualità e stati soggettivi, necessari per l'istruttoria del procedimento, sono acquisiti d'ufficio quando sono in possesso dell'amministrazione procedente, ovvero sono detenuti, istituzionalmente, da altre pubbliche amministrazioni. L'amministrazione procedente può richiedere agli interessati i soli elementi necessari per la ricerca dei documenti.

3. Parimenti sono accertati d'ufficio dal responsabile del procedimento i fatti, gli stati e le qualità che la stessa amministrazione procedente o altra pubblica amministrazione è tenuta a certificare.

3-bis. Nei procedimenti avviati su istanza di parte, che hanno ad oggetto l'erogazione di benefici economici comunque denominati, indennità, prestazioni previdenziali e assistenziali, erogazioni, contributi, sovvenzioni, finanziamenti, prestiti, agevolazioni, da parte di pubbliche amministrazioni ovvero il rilascio di autorizzazioni e nulla osta comunque denominati, le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, ovvero l'acquisizione di dati e documenti di cui ai commi 2 e 3, sostituiscono ogni tipo di documentazione comprovante tutti i requisiti soggettivi ed oggettivi richiesti dalla normativa di riferimento, fatti comunque salvi il rispetto delle disposizioni del codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione, di cui al decreto legislativo 6 settembre 2011, n. 159, nonché, con riferimento alle istanze relative ai citati benefici economici, la produzione da parte del beneficiario della documentazione tecnica necessaria allo svolgimento delle attività istruttorie prevista dalla disciplina agevolativa di riferimento.

Testo vigente al 4 ottobre 2026. Fonte: Normattiva — Presidenza del Consiglio dei Ministri, dati aperti con licenza CC BY 4.0, riprodotti gratuitamente. I testi della banca dati Normattiva non hanno carattere di ufficialità: l’unico testo ufficiale è quello pubblicato nella Gazzetta Ufficiale. Fonti e licenze →

Spiegazione

Quando un ufficio pubblico deve verificare documenti o fatti già in suo possesso, o detenuti da un’altra amministrazione, deve cercarli direttamente; può chiedere al cittadino solo le informazioni utili a individuarli. Deve inoltre accertare d’ufficio i fatti che un’amministrazione pubblica è tenuta a certificare. Per alcune domande, come quelle per contributi o autorizzazioni, le dichiarazioni del cittadino e i dati acquisiti dagli uffici sostituiscono la documentazione ordinaria sui requisiti. Restano però salve le verifiche antimafia e, per i benefici economici, la documentazione tecnica richiesta per istruire la pratica.

Perché esiste questa norma

La norma riduce gli oneri documentali per cittadini e imprese e impedisce che si debbano ripresentare informazioni già disponibili alla pubblica amministrazione. Al tempo stesso, mantiene specifiche verifiche e documenti tecnici necessari a tutelare l’interesse pubblico e a valutare le domande.

Domande frequenti

Devo portare un certificato che è già agli atti dell’ufficio a cui presento la domanda?

In linea generale no: l’amministrazione deve acquisirlo direttamente. Può chiederti le informazioni necessarie per trovare il documento.

Se il documento è conservato da un altro ente pubblico, devo procurarmelo io?

Di regola no. L’amministrazione che gestisce la pratica deve acquisirlo d’ufficio dall’altro ente.

Per chiedere un contributo devo allegare tutti i documenti che provano i requisiti?

Le dichiarazioni previste e i dati acquisiti dagli uffici sostituiscono la documentazione ordinaria sui requisiti. Può comunque essere necessaria la documentazione tecnica richiesta per istruire la domanda.

Per una domanda di autorizzazione posso usare una dichiarazione invece di presentare i certificati?

Per i procedimenti avviati su domanda per il rilascio di autorizzazioni o nulla osta, le dichiarazioni previste e i dati acquisiti d’ufficio sostituiscono la documentazione sui requisiti, ferme le verifiche antimafia.

L’ufficio può chiedermi di produrre documenti relativi a verifiche antimafia?

Le regole sulle dichiarazioni e sull’acquisizione d’ufficio non eliminano il rispetto delle disposizioni antimafia. La norma fa espressamente salva la relativa disciplina.

CAPO IV — SEMPLIFICAZIONE DELL'AZIONE AMMINISTRATIVA