Art. 31 — Collaborazione tra funzioni e organi deputati al controllo
1. Ai fini degli articoli 258, paragrafo 1, lettera a) e 268, paragrafo 1, degli Atti delegati, la società di revisione, le funzioni fondamentali, l’organismo di vigilanza di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 e ogni altro organo o funzione cui è attribuita una specifica funzione di controllo collaborano tra di loro per l’espletamento dei rispettivi compiti. Tali organi e funzioni assicurano adeguata collaborazione, anche informativa, nei confronti dell’organo di controllo, per l’assolvimento dei compiti ad esso assegnati.
2. L’organo amministrativo definisce e formalizza i collegamenti tra le varie funzioni cui sono attribuiti compiti di controllo.
Spiegazione
Le diverse strutture che controllano la compagnia devono lavorare insieme e scambiarsi le informazioni necessarie. Tra queste rientrano la società di revisione, le funzioni fondamentali, l’organismo di vigilanza e altri organi incaricati di controlli specifici. Tutti devono inoltre collaborare con l’organo di controllo, fornendogli tempestivamente le informazioni utili. L’organo amministrativo deve stabilire e mettere per iscritto come avvengono questi collegamenti.
Perché esiste questa norma
La norma tutela l’efficacia e la completezza dei controlli, evitando sovrapposizioni, lacune o informazioni frammentarie. Una collaborazione organizzata consente di individuare più rapidamente rischi e irregolarità e di assicurare un controllo complessivo sulla società.
Domande frequenti
Chi deve collaborare all’interno di una compagnia assicurativa?
Devono collaborare la società di revisione, le funzioni fondamentali, l’organismo di vigilanza e ogni altro organo o funzione incaricato di svolgere controlli specifici.
La collaborazione consiste solo nello scambio di documenti?
No. Comprende ogni forma di collaborazione necessaria allo svolgimento dei rispettivi compiti, inclusa la condivisione di informazioni rilevanti.
L’organo di controllo deve ricevere informazioni dalle altre funzioni?
Sì. Gli organi e le funzioni di controllo devono assicurare un’adeguata collaborazione, anche informativa, per consentirgli di svolgere correttamente le proprie attività.
Chi decide come devono comunicare tra loro le funzioni di controllo?
L’organo amministrativo deve definire e formalizzare i collegamenti tra le diverse funzioni cui sono attribuiti compiti di controllo.
Cosa accade se una funzione individua un problema rilevante?
Deve collaborare con gli altri soggetti di controllo e fornire le informazioni necessarie, in modo che il problema possa essere valutato e gestito nell’ambito dei rispettivi compiti.