1. Ai fini di cui all’articolo 258, paragrafo 1, lettera b), degli Atti delegati e dell’articolo 30, comma 2, lettera e), del Codice, nell’ambito del sistema di governo societario sono istituite le funzioni fondamentali in modo proporzionato alla natura, alla portata e alla complessità dei rischi inerenti all’attività dell’impresa.
2. L’istituzione delle funzioni è formalizzata in una specifica delibera dell’organo amministrativo, che ne definisce le responsabilità, i compiti, le modalità operative, la natura e la frequenza della reportistica agli organi sociali e alle altre funzioni interessate, in coerenza con il documento di cui all’articolo 5, comma 2, lettera i).
Spiegazione
L’impresa deve istituire le funzioni fondamentali necessarie al proprio sistema di governo, calibrandole sulla dimensione e sui rischi effettivi dell’attività. Non esiste quindi un’organizzazione identica per tutte le imprese: struttura e risorse devono essere proporzionate. L’organo amministrativo deve approvare una delibera scritta che stabilisca compiti, responsabilità, modalità di lavoro e contenuto e frequenza delle comunicazioni agli organi sociali e alle altre funzioni coinvolte.
Perché esiste questa norma
La norma mira a garantire un controllo ordinato e adeguato dei rischi, evitando sia lacune organizzative sia strutture inutilmente gravose. La formalizzazione delle funzioni rende chiari i ruoli e consente agli organi sociali di ricevere informazioni regolari e utilizzabili.
Domande frequenti
Ogni impresa di assicurazione deve organizzarsi nello stesso modo?
No. L’organizzazione deve essere proporzionata alla natura, alla portata e alla complessità dei rischi legati all’attività svolta.
Chi decide come devono essere organizzate le funzioni fondamentali?
La decisione spetta all’organo amministrativo, che deve formalizzarla mediante una specifica delibera.
È sufficiente nominare una persona senza definire i suoi compiti?
No. La delibera deve chiarire responsabilità, compiti e modalità operative della funzione.
Con quale frequenza devono essere trasmesse le informazioni?
La frequenza deve essere stabilita nella delibera dell’organo amministrativo, insieme alla natura delle comunicazioni e ai destinatari.
Le funzioni devono comunicare solo con l’organo amministrativo?
Non necessariamente. La delibera deve indicare i flussi informativi verso gli organi sociali e verso le altre funzioni interessate.