Art. 29 — Piano di attività delle funzioni fondamentali
1. Il titolare di ciascuna funzione fondamentale presenta annualmente all’organo amministrativo un piano di attività in cui sono indicati gli interventi che intende eseguire, tenuto conto dei principali rischi cui l’impresa è esposta e delle attività da sottoporre prioritariamente a verifica.
2. Il piano di attività, approvato dall’organo amministrativo:
a) è basato su un’analisi metodica dei rischi che tenga conto di tutte le attività e dell’intero sistema di governo societario, nonché degli sviluppi attesi delle attività e delle innovazioni;
b) comprende tutte le attività significative che sono riviste entro un periodo di tempo ragionevole;
c) è definito in modo da fronteggiare le esigenze impreviste;
d) tiene conto delle carenze eventualmente riscontrate nelle verifiche precedenti e di eventuali nuovi rischi identificati.
3. Le variazioni significative al piano di attività, già approvato ai sensi del comma 2, sono soggette all’approvazione dell’organo amministrativo.
4. Qualora necessario, il titolare di ciascuna funzione fondamentale predispone verifiche non previste nel piano di attività.
Spiegazione
Ogni responsabile di una funzione fondamentale deve presentare ogni anno all’organo amministrativo un programma dei controlli e delle verifiche previste. Il programma deve basarsi sui rischi dell’impresa, coprire nel tempo tutte le attività importanti e considerare anche cambiamenti, carenze già rilevate e nuovi rischi. Deve inoltre poter essere adattato a esigenze impreviste. Le modifiche rilevanti richiedono una nuova approvazione, ma possono essere svolte verifiche aggiuntive quando necessario.
Perché esiste questa norma
La norma tutela l’effettività e la continuità dei controlli interni, evitando che siano occasionali o concentrati su aspetti marginali. La programmazione fondata sui rischi consente di utilizzare meglio le risorse e di reagire tempestivamente a criticità nuove o già emerse.
Domande frequenti
Chi deve preparare il piano annuale?
Il piano deve essere predisposto dal titolare di ciascuna funzione fondamentale e presentato annualmente all’organo amministrativo.
Il piano deve controllare ogni attività dell’impresa nello stesso anno?
No. Deve coprire tutte le attività significative entro un periodo ragionevole, stabilendo priorità in base ai rischi.
Cosa accade se emerge un rischio non previsto?
La funzione può e, se necessario, deve predisporre una verifica non inserita nel piano originario, così da affrontare tempestivamente l’esigenza.
Chi approva il piano?
L’approvazione spetta all’organo amministrativo. Anche le variazioni significative a un piano già approvato devono essere sottoposte alla sua approvazione.
Le verifiche devono considerare problemi già riscontrati?
Sì. Il piano deve tenere conto delle carenze emerse nelle verifiche precedenti e dei nuovi rischi identificati.