Il verbale contiene la menzione del luogo, dell'anno, del mese, del giorno e, quando occorre, dell'ora in cui è cominciato e chiuso, le generalità delle persone intervenute, l'indicazione delle cause, se conosciute, della mancata presenza di coloro che sarebbero dovuti intervenire, la descrizione di quanto l'ausiliario ha fatto o ha constatato o di quanto è avvenuto in sua presenza nonché le dichiarazioni ricevute da lui o da altro pubblico ufficiale che egli assiste.
Per ogni dichiarazione è indicato se è stata resa spontaneamente o previa domanda e, in tale caso, è riprodotta anche la domanda; se la dichiarazione è stata dettata dal dichiarante, o se questi si è avvalso dell'autorizzazione a consultare note scritte, ne è fatta menzione.
Spiegazione
Il verbale deve permettere di capire dove e quando si è svolto l’atto, chi era presente e che cosa è accaduto o è stato fatto. Se qualcuno che avrebbe dovuto partecipare è assente, se ne indica la ragione quando è conosciuta. Le dichiarazioni devono essere riportate indicando se sono spontanee o date in risposta a una domanda, che va trascritta. Si annota anche se la persona ha dettato la dichiarazione o ha consultato appunti.
Perché esiste questa norma
La norma rende verificabile lo svolgimento dell’atto e il contenuto delle dichiarazioni, riducendo il rischio di omissioni o ricostruzioni ambigue. Registrare anche domande, modalità della dichiarazione e assenze aiuta a valutarne correttamente il contesto.
Domande frequenti
Nel verbale deve comparire l’ora dell’atto?
Sì, deve essere indicata l’ora in cui l’atto è iniziato e quella in cui si è concluso, quando occorre.
Se una persona convocata non si presenta, l’assenza va annotata?
Sì. Il verbale indica la mancata presenza e ne riporta la causa se è conosciuta.
Se rispondo a una domanda, deve essere riportata anche la domanda?
Sì. Per ogni dichiarazione resa previa domanda, il verbale deve riportare anche la domanda.
Se faccio una dichiarazione spontanea, deve risultare dal verbale?
Sì. Deve essere indicato che la dichiarazione è stata resa spontaneamente.
Posso consultare appunti mentre rilascio una dichiarazione?
La norma prevede che, se la persona si avvale dell’autorizzazione a consultare note scritte, questa circostanza sia menzionata nel verbale.