Art. 44 — Requisiti per la conservazione dei documenti informatici
Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici
Il sistema di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni, di cui all'articolo 52 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, è organizzato e gestito, anche in modo da assicurare l'indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici attraverso il sistema di cui all'articolo 40-ter nel rispetto delle Linee guida.
Il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni è gestito da un responsabile che opera d'intesa con il dirigente dell'ufficio di cui all'articolo 17 del presente Codice, il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. Almeno una volta all'anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi.
In tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida.
Il responsabile della conservazione, che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, può affidare, ai sensi dell'articolo 34, comma 1-bis, lettera b), la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, e tecnologiche e di protezione dei dati personali. Il responsabile della conservazione della pubblica amministrazione, che opera d'intesa, oltre che con i responsabili di cui al comma 1-bis, anche con il responsabile della gestione documentale, effettua la conservazione dei documenti informatici secondo quanto previsto all'articolo 34, comma 1-bis.
Spiegazione
Le amministrazioni devono organizzare i documenti digitali in modo che possano essere indicizzati e ritrovati, seguendo le Linee guida. Il responsabile della gestione documentale coordina il lavoro con le altre figure competenti e almeno una volta all’anno trasferisce al sistema di conservazione fascicoli e serie, anche se i procedimenti non sono ancora terminati. La conservazione deve mantenere i documenti autentici, integri, leggibili e reperibili. Può essere affidata a un soggetto esterno, purché offra adeguate garanzie.
Perché esiste questa norma
La norma mira a evitare che i documenti digitali vadano persi, diventino illeggibili o non siano più rintracciabili nel tempo. Stabilisce responsabilità e garanzie per assicurare una gestione coordinata e una conservazione affidabile, anche quando il servizio è affidato all’esterno.
Domande frequenti
Posso chiedere a un’amministrazione di ritrovare un vecchio documento digitale?
Il sistema documentale deve essere organizzato per consentire l’indicizzazione e la ricerca dei documenti e dei fascicoli, secondo le Linee guida. La norma non stabilisce però una procedura specifica per presentare la richiesta.
Un fascicolo può essere mandato in conservazione se la pratica è ancora aperta?
Sì. Almeno una volta all’anno il responsabile deve trasmettere al sistema di conservazione fascicoli e serie documentarie, compresi quelli relativi a procedimenti non conclusi.
Per quanto tempo devo conservare un documento digitale?
Questo articolo non indica la durata. Stabilisce che, quando la legge impone la conservazione, il sistema deve preservare autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità del documento secondo le Linee guida.
Un’amministrazione può affidare la conservazione dei documenti a un’impresa privata?
Sì, il responsabile della conservazione può affidarla a soggetti pubblici o privati che offrano adeguate garanzie organizzative, tecnologiche e di protezione dei dati personali.
Anche un’impresa privata deve garantire la corretta conservazione dei documenti digitali?
Se la legge le impone di conservare determinati documenti, il sistema di conservazione deve assicurarne, per quanto vi è conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.