Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle Linee guida.
Le amministrazioni pubbliche devono valutare se conviene trasformare in formato digitale i documenti cartacei che devono o è opportuno conservare. La valutazione considera costi e benefici: non è quindi previsto che ogni documento cartaceo venga convertito automaticamente. Sulla base di questa valutazione, l’amministrazione deve predisporre piani per sostituire gli archivi cartacei con archivi informatici, seguendo le Linee guida.
La norma promuove una gestione documentale più efficiente e la conservazione digitale, evitando conversioni indiscriminate o prive di utilità. La valutazione dei costi e dei benefici consente di bilanciare i vantaggi della dematerializzazione con le risorse necessarie.
No. Deve valutare quali documenti sia obbligatorio o opportuno conservare e se recuperarli in formato digitale sia conveniente rispetto ai costi.
L’articolo non stabilisce che la scansione consenta automaticamente di eliminare l’originale. La gestione e la conservazione devono seguire le regole applicabili e le Linee guida.
L’articolo non fissa una scadenza. Prevede che l’amministrazione predisponga piani di sostituzione, sulla base della valutazione di costi e benefici.
L’articolo non attribuisce al cittadino un diritto specifico a chiedere la conversione di una singola pratica. La scelta rientra nella valutazione e nella pianificazione dell’amministrazione.
La norma richiede di valutare il rapporto tra costi e benefici prima di predisporre i piani di sostituzione degli archivi cartacei.