Art. 43 — Conservazione ed esibizione dei documenti
Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida.
Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, cessa l'obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso ai medesimi soggetti di cui all'articolo 2, comma 2. Le amministrazioni rendono disponibili a cittadini ed imprese i predetti documenti attraverso servizi on-line accessibili previa identificazione con l'identità digitale di cui all'articolo 64 ed integrati con i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis.
Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali ai sensi della disciplina vigente al momento dell'invio dei singoli documenti nel sistema di conservazione.
I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle Linee guida.
Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42.
Spiegazione
Gli obblighi di conservare ed esibire documenti possono essere assolti in formato digitale, purché le procedure garantiscano la corrispondenza con gli originali e rispettino le Linee guida. Se un’amministrazione o un altro soggetto previsto dalla legge conserva già il documento, cittadini e imprese non devono conservarne una propria copia e possono chiederne l’accesso; le amministrazioni devono renderlo disponibile anche online, previa identificazione digitale. Le copie già conservate con metodi conformi alle regole applicabili al momento della loro acquisizione restano valide. Per i documenti da conservare per legge o regolamento è possibile usare la carta per le necessità quotidiane, ma la conservazione permanente deve essere digitale.
Perché esiste questa norma
La norma favorisce la gestione digitale dei documenti, assicurando che la loro autenticità e disponibilità non vengano meno. Evita inoltre di imporre a cittadini e imprese la conservazione di documenti già custoditi da soggetti pubblici, senza eliminare le tutele specifiche degli archivi di interesse storico.
Domande frequenti
Se un’amministrazione conserva un documento che mi riguarda, devo tenere anche la mia copia?
No, se il documento è conservato per legge da uno dei soggetti pubblici indicati dalla norma. Puoi chiederne l’accesso in qualsiasi momento.
Come posso ottenere online un documento conservato da un’amministrazione?
L’amministrazione deve renderlo disponibile tramite servizi online. Per accedervi è richiesta l’identificazione con un’identità digitale.
Posso continuare a conservare su carta un documento che la legge impone di conservare?
Sì, la carta può essere usata per le esigenze correnti. La conservazione permanente, però, deve avvenire in formato digitale e nel rispetto delle Linee guida.
Le copie digitali di documenti cartacei valgono come gli originali?
Possono assolvere gli obblighi di conservazione e di esibizione se le procedure garantiscono la conformità agli originali e rispettano le Linee guida.
I documenti che avevo già conservato con un vecchio sistema restano validi?
Sì, se il metodo usato era idoneo secondo le regole vigenti quando i documenti furono inseriti nel sistema di conservazione. Restano inoltre i controlli previsti sugli archivi di interesse storico.