Art. 34 — Norme particolari per le pubbliche amministrazioni
Ai fini della sottoscrizione, ove prevista, di documenti informatici di rilevanza esterna, le pubbliche amministrazioni:
a) possono svolgere direttamente l'attività di rilascio dei certificati qualificati avendo a tale fine l'obbligo di qualificarsi ai sensi dell'articolo 29; tale attività può essere svolta esclusivamente nei confronti dei propri organi ed uffici, nonché di categorie di terzi, pubblici o privati. PERIODO SOPPRESSO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179;
b) possono rivolgersi a prestatori di servizi di firma digitale o di altra firma elettronica qualificata, secondo la vigente normativa in materia di contratti pubblici.
Le pubbliche amministrazioni possono procedere alla conservazione dei documenti informatici:
a) all'interno della propria struttura organizzativa;
b) affidandola, in modo totale o parziale, nel rispetto della disciplina vigente, ad altri soggetti, pubblici o privati che possiedono i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea, nelle Linee guida di cui all'art 71 relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID, avuto riguardo all'esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione.
COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 13 DICEMBRE 2017, N. 217.
COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179.
COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179.
COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179.
Spiegazione
Per firmare documenti informatici destinati all’esterno, una pubblica amministrazione può rilasciare direttamente certificati qualificati, ma deve essere qualificata e può farlo solo per i propri organi e uffici o per categorie di soggetti pubblici o privati. In alternativa, può rivolgersi a fornitori di servizi di firma, secondo le regole sui contratti pubblici. I documenti informatici possono essere conservati dalla stessa amministrazione oppure affidati, in tutto o in parte, a soggetti che rispettino i requisiti previsti. In entrambi i casi, la conservazione deve garantire qualità, sicurezza e conformità dei documenti agli originali.
Perché esiste questa norma
La norma consente alle amministrazioni di organizzare in modo flessibile la firma e la conservazione dei documenti digitali, anche ricorrendo a fornitori esterni. Al tempo stesso, impone condizioni per tutelare l’affidabilità delle firme e l’integrità e sicurezza dei documenti nel tempo.
Domande frequenti
Un Comune può rilasciarmi direttamente un certificato per firmare documenti?
Può farlo solo se è qualificato per questa attività e se il rilascio rientra nei destinatari ammessi dalla norma, cioè i propri organi e uffici oppure categorie di terzi pubblici o privati.
La mia amministrazione può usare un fornitore esterno per le firme digitali?
Sì. Può rivolgersi a un prestatore di servizi di firma digitale o di altra firma elettronica qualificata, seguendo le regole vigenti per i contratti pubblici.
I documenti digitali di un ente devono essere conservati per forza nei suoi uffici?
No. L’amministrazione può conservarli al proprio interno oppure affidare il servizio, in tutto o in parte, a un altro soggetto che possieda i requisiti richiesti.
Un’amministrazione può affidare la conservazione a una società privata?
Sì, purché la società rispetti i requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione previsti e il servizio assicuri la conformità dei documenti conservati agli originali.
Se i documenti sono conservati da un fornitore esterno, chi deve garantire che siano sicuri e integri?
Il servizio deve rispettare i requisiti previsti per qualità, sicurezza e organizzazione. La possibilità di esternalizzare non elimina la necessità di garantire la conformità dei documenti conservati agli originali.