In aggiunta alle informazioni previste nel Regolamento eIDAS ... nel certificato di firma elettronica qualificata può essere inserito il codice fiscale. Per i titolari residenti all'estero cui non risulti attribuito il codice fiscale, si può indicare il codice fiscale rilasciato dall'autorità fiscale del Paese di residenza o, in mancanza, un analogo codice identificativo univoco ....
Il certificato di firma elettronica qualificata può contenere, ove richiesto dal titolare di firma elettronica o dal terzo interessato, le seguenti informazioni, se pertinenti e non eccedenti rispetto allo scopo per il quale il certificato è richiesto:
a) le qualifiche specifiche del titolare di firma elettronica, quali l'appartenenza ad ordini o collegi professionali, la qualifica di pubblico ufficiale, l'iscrizione ad albi o il possesso di altre abilitazioni professionali, nonché poteri di rappresentanza;
b) i limiti d'uso del certificato, inclusi quelli derivanti dalla titolarità delle qualifiche e dai poteri di rappresentanza di cui alla lettera a) ai sensi dell'articolo 30, comma 3.
c) limiti del valore degli atti unilaterali e dei contratti per i quali il certificato può essere usato, ove applicabili.
c-bis) uno pseudonimo, qualificato come tale.
Le informazioni di cui al comma 3 sono riconoscibili da parte dei terzi e chiaramente evidenziati nel certificato. Le informazioni di cui al comma 3 possono anche essere contenute in un separato certificato elettronico e possono essere rese disponibili anche in rete. Con le Linee guida sono definite le modalità di attuazione del presente comma, anche in riferimento alle pubbliche amministrazioni e agli ordini professionali.
Il titolare di firma elettronica, ovvero il terzo interessato se richiedente ai sensi del comma 3, comunicano tempestivamente al certificatore il modificarsi o venir meno delle circostanze oggetto delle informazioni di cui al presente articolo.
Il certificatore ha l'obbligo di conservare le informazioni di cui ai commi 3 e 4 per almeno venti anni decorrenti dalla scadenza del certificato di firma.
Spiegazione
Il certificato qualificato può riportare, oltre alle informazioni previste dalle regole europee, il codice fiscale; per chi risiede all’estero e non ne ha uno italiano è possibile indicare un identificativo fiscale del Paese di residenza o, se manca, un codice equivalente. Su richiesta possono comparire anche qualifiche professionali, poteri di rappresentanza, limiti d’uso o di valore e uno pseudonimo, purché le informazioni siano pertinenti e non eccedano lo scopo. Chi ha chiesto l’inserimento di informazioni deve comunicare tempestivamente al certificatore se cambiano o vengono meno. Il certificatore deve conservarle per almeno vent’anni dalla scadenza del certificato.
Perché esiste questa norma
La norma consente a chi verifica una firma di valutare meglio l’identità e, quando indicati, i poteri e i limiti del firmatario. Al tempo stesso circoscrive le informazioni a quelle pertinenti e impone di aggiornarle e conservarle, così da favorire affidabilità e verificabilità nel tempo.
Domande frequenti
Nel mio certificato deve comparire per forza il codice fiscale?
No. Il codice fiscale può essere inserito nel certificato, ma il testo non lo rende obbligatorio. Per chi risiede all’estero e non ha un codice fiscale italiano è possibile indicare quello del Paese di residenza o un identificativo equivalente.
Posso far risultare nel certificato che sono iscritto a un ordine professionale o che rappresento un’azienda?
Sì, su richiesta possono essere indicate qualifiche professionali e poteri di rappresentanza, se pertinenti e non eccedenti rispetto allo scopo per cui il certificato è richiesto.
Il certificato può limitare gli atti o gli importi per cui posso usarlo?
Sì. Può riportare limiti d’uso e, ove applicabili, limiti di valore per atti unilaterali e contratti.
Posso usare uno pseudonimo nel certificato?
Sì, il certificato può riportare uno pseudonimo, che deve essere qualificato come tale.
Che cosa devo fare se cambia una qualifica o viene meno un potere indicato nel certificato?
La modifica o la cessazione delle circostanze indicate deve essere comunicata tempestivamente al certificatore. Quest’ultimo conserva le informazioni per almeno vent’anni dalla scadenza del certificato.