Art. 1 — (R) Definizioni

Ai fini del presente testo unico si intende per:

a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III, del presente testo unico;

b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consenta l'identificazione personale del titolare;

d) DOCUMENTO D'IDENTITÀ la carta d'identità ed ogni altro documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l'identità personale del suo titolare;

e) DOCUMENTO D'IDENTITÀ ELETTRONICO il documento analogo alla carta d'identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di età;

f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche;

g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto dall'interessato, prodotto in sostituzione del certificato di cui alla lettera f);

h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETÀ il documento sottoscritto dall'interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal presente testo unico;

i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE, l'attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità della persona che sottoscrive;

l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa;

m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l'attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un'immagine fotografica corrisponde alla persona dell'interessato;

n) FIRMA DIGITALE è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con l'utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g) e h) ovvero provvedono agli accertamenti d'ufficio ai sensi dell'articolo 43;

p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71;

q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati;

r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti;

s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso;

t) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

u) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

v) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

z) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

aa) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

bb) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

cc) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

dd) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

ee) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

ff) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

gg) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

hh) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

ii) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

ll) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

mm) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

nn) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ;

oo) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 .

Testo vigente al 21 febbraio 2026. Fonte: Normattiva — Presidenza del Consiglio dei Ministri, dati aperti con licenza CC BY 4.0, riprodotti gratuitamente. I testi della banca dati Normattiva non hanno carattere di ufficialità: l’unico testo ufficiale è quello pubblicato nella Gazzetta Ufficiale. Fonti e licenze →

Spiegazione

L’articolo chiarisce il significato di diversi termini usati nel testo unico, così da distinguere, per esempio, un documento amministrativo da un documento informatico e un documento di riconoscimento da un documento d’identità. Definisce anche i certificati e le dichiarazioni con cui una persona può sostituirli o attestare fatti che conosce direttamente. Descrive inoltre la legalizzazione, l’autenticazione della firma e la firma digitale. Le lettere indicate come abrogate non contengono più definizioni applicabili in base a questo articolo.

Perché esiste questa norma

Definire in modo uniforme i termini evita equivoci tra cittadini e amministrazioni e rende più chiaro come identificare persone, documenti e attestazioni. La norma agevola inoltre l’uso delle dichiarazioni sostitutive e la gestione dei documenti, anche informatica.

Domande frequenti

Un documento amministrativo deve essere una lettera ufficiale inviata a un cittadino?

No. Può essere qualsiasi rappresentazione del contenuto di atti delle pubbliche amministrazioni, anche interni, oppure di atti comunque utilizzati nell’attività amministrativa.

Posso presentare una dichiarazione al posto di un certificato?

Sì, la dichiarazione sostitutiva di certificazione è prevista proprio come documento sottoscritto dall’interessato in sostituzione di un certificato.

Qual è la differenza tra documento di riconoscimento e documento d’identità?

Entrambi devono avere la fotografia e consentire l’identificazione. Il documento d’identità ha però come finalità prevalente dimostrare l’identità personale.

Che cosa attesta l’autenticazione della mia firma?

Un pubblico ufficiale attesta che hai firmato in sua presenza, dopo aver accertato la tua identità.

La firma digitale è soltanto una firma inserita in un file?

La definizione dell’articolo la collega a una coppia di chiavi, una privata e una pubblica, che permette di manifestare e verificare la provenienza e l’integrità del documento informatico.

Richiamato da

  • Documentazione Amministrativaart. 78

CAPO I — DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE