Art. 2220 — Conservazione delle scritture contabili
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.
Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.
Spiegazione
Le scritture contabili vanno conservate per dieci anni, contando dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo occorre conservare le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti, oltre alle copie di quelli spediti. È possibile conservarli come immagini registrate su supporti, purché riproducano fedelmente i documenti e possano essere consultate in ogni momento con i mezzi disponibili presso chi li conserva.
Perché esiste questa norma
La conservazione permette di ricostruire nel tempo l’attività dell’impresa e di verificare le operazioni documentate. La possibilità di usare supporti di immagini offre un’alternativa pratica alla conservazione cartacea, a condizione che i documenti restino corrispondenti agli originali e leggibili.
Domande frequenti
Da quando decorrono i dieci anni per le scritture contabili?
Decorrono dalla data dell’ultima registrazione, non dalla chiusura dell’anno o dalla fine dell’attività.
Devo conservare anche le lettere e le fatture che ricevo?
Sì. Per lo stesso periodo delle scritture contabili vanno conservate le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti.
Devo tenere le copie delle fatture e delle lettere che invio?
Sì. La norma richiede di conservare le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti, per lo stesso periodo.
Posso conservare i documenti soltanto come immagini digitali?
La norma consente la conservazione su supporti di immagini, purché le registrazioni corrispondano ai documenti e siano sempre leggibili con i mezzi messi a disposizione da chi li utilizza.
Se non ho più i mezzi per leggere le immagini, ho rispettato l’obbligo?
No: il requisito è che le registrazioni possano essere rese leggibili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza quei supporti.