I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma.
I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.
Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni.
Spiegazione
L’impresa può tenere in formato informatico i libri e i documenti contabili obbligatori o necessari per la sua attività. Le registrazioni devono poter essere consultate in ogni momento e restano la fonte originale, anche se se ne ricavano copie su altri supporti. Per assolvere gli obblighi di numerazione e vidimazione, occorre apporre almeno una volta all’anno la firma digitale dell’imprenditore o di un delegato e una marcatura temporale; se nell’anno non ci sono registrazioni, si provvede alla nuova registrazione e da quel momento riparte il periodo annuale. Per i registri obbligatori a fini tributari, il termine segue le specifiche regole sulla conservazione digitale.
Perché esiste questa norma
La norma consente di gestire la contabilità con strumenti informatici senza perdere tracciabilità, accessibilità e valore probatorio. Firma digitale e marcatura temporale aiutano a garantire l’autenticità e la collocazione nel tempo delle registrazioni, mentre per i registri tributari resta fermo il coordinamento con le regole specifiche di conservazione.
Domande frequenti
Una piccola impresa può tenere in formato digitale i documenti contabili?
Sì, può farlo per i libri e i documenti obbligatori per legge o regolamento, oppure richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’attività.
Basta salvare i registri sul computer?
No. Le registrazioni devono essere consultabili in ogni momento e, per gli obblighi di numerazione e vidimazione, occorrono la firma digitale e la marcatura temporale previste dalla norma.
Ogni quanto vanno apposte firma digitale e marcatura temporale?
Almeno una volta all’anno. Se per un anno non ci sono registrazioni, si appongono quando se ne effettua una nuova; da quel momento decorre il periodo annuale.
Una stampa del registro digitale diventa l’originale?
No. Il documento informatico resta l’informazione originale; la stampa è una riproduzione o copia, utilizzabile nei limiti consentiti dalla legge.
Per i registri fiscali vale la stessa scadenza annuale?
Non necessariamente: per i libri e registri obbligatori in materia tributaria, il termine segue le regole specifiche sulla conservazione digitale.