Art. 23 — Copie analogiche di documenti informatici
Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la loto conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l'obbligo di conservazione dell'originale informatico.
Sulle copie analogiche di documenti informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con le Linee guida, tramite il quale è possibile accedere al documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I soggetti che procedono all'apposizione del contrassegno rendono disponibili gratuitamente sul proprio sito Internet istituzionale idonee soluzioni per la verifica del contrassegno medesimo..
Spiegazione
Una copia stampata di un documento informatico può avere lo stesso valore probatorio dell’originale. Se un pubblico ufficiale autorizzato certifica che è identica in ogni sua parte, tale valore è riconosciuto anche quando il documento era firmato elettronicamente. Anche le copie o gli estratti conformi alle regole tecniche sono equiparati all’originale, salvo che la loro conformità venga contestata espressamente. Se è stampato un contrassegno, questo permette di consultare il documento o verificarne la corrispondenza e sostituisce la firma autografa del pubblico ufficiale; l’originale informatico va comunque conservato quando previsto.
Perché esiste questa norma
La norma consente di usare copie cartacee di documenti digitali senza perdere le garanzie sulla loro autenticità e sul loro valore probatorio. Il contrassegno e gli strumenti gratuiti di verifica rendono più semplice controllare le copie e riducono la necessità di certificazioni o stampe ulteriori.
Domande frequenti
Una stampa di un documento firmato digitalmente vale come l’originale?
Può avere lo stesso valore probatorio se un pubblico ufficiale autorizzato attesta che la copia corrisponde all’originale in tutte le sue parti. Anche una copia conforme alle regole tecniche vale allo stesso modo, se la conformità non viene contestata espressamente.
Cosa succede se contesto che la copia stampata sia uguale al documento digitale?
La copia non beneficia più dell’equiparazione prevista per quelle la cui conformità non è espressamente contestata. La questione dovrà essere valutata sulla base degli elementi disponibili.
Devo conservare il file originale dopo averlo stampato?
Sì, quando è previsto l’obbligo di conservare l’originale informatico. La possibilità di usare una copia cartacea non elimina tale obbligo.
A cosa serve il contrassegno stampato sul documento?
Permette di accedere al documento informatico oppure di controllare che la copia cartacea corrisponda a quel documento.
Se la copia ha il contrassegno, posso chiedere anche una versione firmata a mano dal pubblico ufficiale?
No. Il contrassegno sostituisce a tutti gli effetti la firma autografa del pubblico ufficiale e non si può esigere un’altra copia cartacea dello stesso documento con quella firma.