Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
La copia su supporto informatico di documenti formati dalle pubbliche amministrazioni in origine su supporto analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell'originale e della copia.
COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179.
Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle Linee guida; in tale caso l'obbligo di conservazione dell'originale del documento è soddisfatto con la conservazione della copia su supporto informatico.
In materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, le Linee guida sono definite anche sentito il Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo.
COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179.
I documenti di cui al presente articolo devono essere fruibili indipendentemente dalla condizione di disabilità personale, applicando i criteri di accessibilità definiti dai requisiti tecnici di cui all'articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4.
Per quanto non previsto dal presente articolo si applicano gli articoli 21, 22 , 23 e 23-bis.
Spiegazione
Gli atti e i documenti digitali delle pubbliche amministrazioni sono gli originali da cui si possono ricavare copie. Quando un documento cartaceo della PA viene trasformato in digitale, il procedimento deve conservarne fedelmente il contenuto. La copia digitale ha lo stesso valore legale dell’originale se la conformità è attestata dal funzionario incaricato con firma digitale o altra firma elettronica qualificata, secondo le Linee guida. In tal caso, conservare la copia digitale basta; i documenti devono inoltre essere accessibili anche alle persone con disabilità.
Perché esiste questa norma
La norma assicura che i documenti della PA restino affidabili e utilizzabili anche quando sono prodotti, copiati o conservati in formato digitale. Promuove inoltre una gestione documentale accessibile, senza obbligare a conservare l’originale cartaceo quando la copia digitale è regolarmente certificata.
Domande frequenti
Una scansione fatta da me di un documento della PA vale come l’originale?
Non per il solo fatto di essere una scansione. Per avere lo stesso valore legale dell’originale, la conformità deve essere attestata dal funzionario incaricato con firma digitale o altra firma elettronica qualificata, nel rispetto delle Linee guida.
La pubblica amministrazione può eliminare il documento cartaceo dopo averlo digitalizzato?
Sì, quando la copia digitale è stata certificata nel modo previsto dalla norma: la sua conservazione soddisfa l’obbligo di conservare l’originale.
Come deve essere convertito in digitale un documento cartaceo della PA?
Il procedimento deve assicurare che la copia digitale abbia contenuto identico all’originale, tramite confronto tra i documenti oppure, nei casi previsti, mediante certificazione del processo.
Un documento digitale formato direttamente dalla PA è una semplice copia?
No. Gli atti formati dalla PA con strumenti informatici e i documenti digitali da essa detenuti costituiscono l’informazione originale da cui possono essere ricavate copie.
I documenti digitali della PA devono essere utilizzabili anche da persone con disabilità?
Sì. Devono essere fruibili indipendentemente dalla disabilità personale, applicando i criteri di accessibilità previsti dai requisiti tecnici richiamati dalla norma.