Art. 14 — Ruolo degli organi sociali e delle funzioni aziendali di controllo degli intermediari di cui al comma 2, lettera d), dell’articolo 109 del Codice
1. L'organo amministrativo degli intermediari di cui al comma 2, lettera d), dell’articolo 109 del Codice, ha la responsabilità ultima dell’osservanza delle norme sui meccanismi di distribuzione e sulla definizione del mercato di riferimento effettivo e approva il documento scritto sui meccanismi di distribuzione di cui all’articolo 10 del Regolamento (UE) 2017/2358.
2. La funzione di controllo di conformità alle norme degli intermediari di cui al comma 1 monitora lo sviluppo e la revisione periodica delle procedure e delle misure adottate per la distribuzione dei prodotti assicurativi, al fine di individuare i rischi di mancato adempimento degli obblighi previsti dal Capo III del Regolamento (UE) 2017/2358 e dal presente Regolamento.
3. La funzione di controllo di conformità alle norme degli intermediari di cui al comma 1 redige annualmente una relazione relativa alle verifiche effettuate sulla corretta definizione del mercato di riferimento effettivo e della strategia di distribuzione, nonché sulla correttezza ed efficacia dei meccanismi di distribuzione, evidenziando eventuali criticità.
4. Gli intermediari di cui al comma 1 mettono a disposizione dell’IVASS, su richiesta di quest’ultimo, il documento scritto sui meccanismi di distribuzione di cui all’articolo 10 del Regolamento (UE) 2017/2358 e la relazione di cui al comma 3.
5. Gli intermediari di cui al comma 1 garantiscono che il personale e i collaboratori siano in possesso delle competenze necessarie per comprendere le caratteristiche e i rischi dei prodotti assicurativi che intendono distribuire, compresi gli eventuali fattori di sostenibilità, nonché le esigenze, le caratteristiche e gli obiettivi, compresi eventualmente quelli legati alla sostenibilità, del mercato di riferimento.
Spiegazione
Per gli intermediari indicati, l’organo amministrativo risponde in ultima istanza del rispetto delle regole sulla distribuzione dei prodotti e sull’individuazione dei clienti a cui sono realmente destinati. Deve inoltre approvare il documento scritto sui meccanismi di distribuzione. La funzione di conformità controlla procedure e misure, redige ogni anno una relazione e segnala eventuali problemi. L’intermediario deve anche assicurare che dipendenti e collaboratori conoscano prodotti, rischi e caratteristiche del mercato destinatario, compresi gli aspetti di sostenibilità.
Perché esiste questa norma
La norma tutela i clienti, assicurando che i prodotti siano distribuiti a persone effettivamente coerenti con le loro esigenze e caratteristiche. Attribuisce responsabilità chiare agli organi aziendali e impone controlli documentati, così da prevenire vendite inappropriate e individuare tempestivamente le criticità.
Domande frequenti
Chi risponde se un prodotto viene distribuito a clienti non adatti?
L’organo amministrativo dell’intermediario conserva la responsabilità ultima sul rispetto delle regole di distribuzione e sulla corretta definizione del mercato di riferimento effettivo.
La funzione di conformità deve controllare soltanto le vendite già effettuate?
No. Deve monitorare anche lo sviluppo e la revisione periodica delle procedure e delle misure adottate, per individuare in anticipo i rischi di violazione.
Ogni quanto deve essere predisposta la relazione sui controlli?
La funzione di controllo di conformità deve redigerla annualmente, verificando il mercato di riferimento effettivo, la strategia distributiva e l’efficacia dei relativi meccanismi.
IVASS può chiedere di vedere la documentazione interna?
Sì. Su richiesta, l’intermediario deve mettere a disposizione di IVASS sia il documento scritto sui meccanismi di distribuzione sia la relazione annuale.
Un collaboratore può distribuire prodotti senza conoscere gli aspetti di sostenibilità?
No. Il personale e i collaboratori devono possedere competenze sufficienti sui prodotti, sui loro rischi e sulle esigenze del mercato destinatario, inclusi gli eventuali fattori di sostenibilità.
Capo III — Requisiti di governo e controllo dei prodotti assicurativi applicabili ai distributori