Art. 8 — Flussi informativi e canali di comunicazione
1. Le imprese aventi sede legale in Italia e le sedi secondarie di imprese aventi sede legale in Paesi terzi assicurano flussi informativi e canali di comunicazione anche in materia di informazioni necessarie per presidiare il rischio di riciclaggio in conformità con le disposizioni sul sistema di governo societario.
2. Le sedi secondarie di imprese aventi sede legale in un altro Stato membro o in un Paese SEE conservano, anche in formato elettronico, la documentazione, inclusa quella messa a disposizione dalla propria sede centrale, idonea a dimostrare che le stesse imprese assicurino tra la propria direzione generale e la medesima succursale flussi informativi e canali di comunicazione - in conformità con l’articolo 258, paragrafo 1, lettere h) e i), degli Atti delegati - in materia di informazioni necessarie per presidiare il rischio di riciclaggio, cui sono esposte tali sedi secondarie.
Spiegazione
Le imprese assicurative con sede in Italia e le succursali italiane di imprese con sede fuori dall’Unione europea devono organizzare comunicazioni interne efficaci sul rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo. Le succursali di imprese con sede in un altro Stato membro o in un Paese SEE devono conservare, anche digitalmente, i documenti che dimostrano l’esistenza di tali comunicazioni con la sede centrale. La documentazione può includere materiali ricevuti dalla direzione generale. In questo modo l’impresa può dimostrare come le informazioni rilevanti circolano e vengono utilizzate per prevenire i rischi.
Perché esiste questa norma
La norma tutela l’effettività dei controlli antiriciclaggio, assicurando che le informazioni sui rischi raggiungano i soggetti aziendali competenti. La conservazione delle prove consente inoltre verifiche da parte degli organi di controllo e dimostra l’adeguatezza dell’organizzazione.
Domande frequenti
Una compagnia assicurativa italiana deve prevedere comunicazioni interne sul rischio di riciclaggio?
Sì. Deve assicurare flussi informativi e canali di comunicazione adeguati, secondo le regole applicabili al proprio sistema di governo societario.
Una succursale italiana di una compagnia con sede negli Stati Uniti deve ricevere informazioni dalla sede centrale?
Sì. In quanto succursale di un’impresa con sede in un Paese terzo, deve assicurare flussi informativi utili a presidiare il rischio di riciclaggio.
Una succursale di una compagnia francese può conservare i documenti richiesti solo in formato digitale?
Sì. La documentazione può essere conservata anche in formato elettronico, purché sia idonea a dimostrare l’esistenza dei flussi informativi e dei canali di comunicazione.
Quali documenti deve conservare una succursale di un’impresa con sede in un Paese SEE?
Deve conservare i documenti che dimostrano le comunicazioni con la direzione generale sulle informazioni necessarie a presidiare il rischio di riciclaggio cui è esposta.
La succursale deve conservare anche i materiali inviati dalla sede centrale?
Sì. La documentazione può comprendere anche quella messa a disposizione dalla sede centrale, se utile a dimostrare il corretto funzionamento dei flussi informativi.
Capo II — Sistema di controllo interno in materia di prevenzione del riciclaggio di denaro e di contrasto