Art. 64 — Accordi di esternalizzazione delle funzioni o attività essenziali o importanti e delle funzioni fondamentali

1. Oltre a quanto stabilito dall’articolo 274, paragrafo 4 degli Atti delegati, gli accordi di esternalizzazione delle funzioni o attività essenziali o importanti e delle funzioni fondamentali prevedono almeno:

a) la chiara definizione dell’attività oggetto della cessione, delle modalità di esecuzione e del relativo corrispettivo;

b) le modalità e la frequenza della reportistica al responsabile delle attività di controllo di cui all’articolo 62, comma 5 o al titolare di cui all’articolo 63, comma 3, concernente l’attività o la funzione esternalizzata;

c) che l’impresa possa recedere dal contratto senza oneri sproporzionati o tali da pregiudicare, in concreto, l’esercizio del diritto di recesso;

d) che l’impresa possa recedere o modificare il contratto in caso di richiesta dell’IVASS;

e) che il contratto non possa essere sub-esternalizzato senza il consenso dell’impresa;

f) che siano acquisite informazioni con riguardo all’adozione da parte del fornitore dei presidi in tema di conflitti di interesse di cui all’articolo 274, paragrafo 3, lettera b) degli Atti delegati.

2. L’esternalizzazione di funzioni o attività essenziali o importanti, ad un fornitore con sede legale all’interno dello S.E.E. è sottoposta agli obblighi di comunicazione di cui agli articolo 67, commi 1 e 2.

3. L’esternalizzazione di funzioni o attività essenziali o importanti, ad un fornitore con sede legale fuori dallo S.E.E. è sottoposta alla preventiva autorizzazione dell’IVASS, allegando all’istanza gli elementi informativi di cui all’articolo 67, comma 1. Se il fornitore è ricompreso nell’ambito del gruppo di cui all’articolo 210-ter, comma 2, del Codice, l’esternalizzazione è, in deroga, sottoposta agli obblighi di comunicazione di cui agli articolo 67, comma 3.

4. Salvo quanto previsto dal comma 5, gli accordi di esternalizzazione delle funzioni fondamentali possono essere conclusi solo con fornitori con sede legale nello S.E.E., secondo quanto previsto dall’articolo 68, commi 1 e 2. In tal caso l’impresa assicura altresì che siano adeguatamente definiti:

a) obiettivi, metodologie e frequenza dei controlli;

b) modalità e frequenza dei rapporti con l’organo amministrativo e l’alta direzione;

c) possibilità di riconsiderare le condizioni del servizio al verificarsi di modifiche di rilievo nell’operatività e nell’organizzazione dell’impresa di assicurazione.

5. In deroga a quanto previsto dal comma 4, è consentita, previa autorizzazione dell’IVASS, l’esternalizzazione di funzioni fondamentali ad un fornitore con sede legale fuori dallo S.E.E., purché ricompreso nell’ambito del gruppo di cui all’articolo 210-ter, comma 2, del Codice. L’impresa allega all’istanza gli elementi informativi di cui all’articolo 68.

Testo vigente al 3 luglio 2018. Per la versione vigente verificata consulta Normattiva. Fonti e licenze → Gli allegati del regolamento non sono riprodotti: consultare il testo ufficiale sul sito dell’IVASS.

Spiegazione

L’impresa deve disciplinare con precisione nei contratti le attività affidate all’esterno, i compensi, i controlli, i rapporti informativi e le condizioni per recedere o modificare l’accordo. Il fornitore non può subaffidare il servizio senza il consenso dell’impresa, che deve inoltre verificarne i presidi contro i conflitti di interesse. Per fornitori fuori dallo S.E.E. è normalmente necessaria l’autorizzazione dell’IVASS, salvo specifiche eccezioni per le società del gruppo. Le funzioni fondamentali devono essere affidate, di regola, a fornitori situati nello S.E.E., con controlli e rapporti con gli organi aziendali chiaramente definiti.

Perché esiste questa norma

La norma tutela la continuità, l’indipendenza e il controllo delle attività più rilevanti dell’impresa assicurativa. Mira a evitare che l’esternalizzazione riduca la capacità dell’impresa o dell’IVASS di controllare rischi, fornitori e funzioni fondamentali.

Domande frequenti

Un’impresa può affidare un’attività essenziale a una società con sede fuori dallo S.E.E.?

Sì, ma occorre la preventiva autorizzazione dell’IVASS. La domanda deve contenere le informazioni richieste; per una società del gruppo valgono, invece, gli obblighi di comunicazione previsti dalla norma.

Il fornitore può affidare a sua volta il servizio a un’altra società?

Non senza il consenso dell’impresa assicurativa. Il contratto deve impedire la sub-esternalizzazione non autorizzata.

L’impresa può interrompere il contratto quando vuole?

Il contratto deve consentire il recesso senza costi sproporzionati o ostacoli concreti. Deve inoltre permettere il recesso o la modifica se richiesto dall’IVASS.

Le funzioni fondamentali possono essere affidate a un fornitore extraeuropeo?

Solo in via eccezionale, se il fornitore appartiene al gruppo dell’impresa e previa autorizzazione dell’IVASS. In generale, il fornitore deve avere sede nello S.E.E.

Che cosa deve controllare l’impresa durante l’esternalizzazione?

Deve stabilire obiettivi, metodi e frequenza dei controlli, disciplinare i rapporti con amministratori e alta direzione e verificare i presidi del fornitore contro i conflitti di interesse.

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