Art. 65 — Controllo sulle funzioni o attività esternalizzate
1. Relativamente alle funzioni o attività esternalizzate, il sistema di governo societario garantisce controlli di standard analoghi a quelli che sarebbero attuati se le stesse fossero svolte direttamente dall’impresa. I rischi specifici connessi all’esternalizzazione sono inclusi nella politica di gestione dei rischi.
2. Ai fini di cui al comma 1, l’impresa adotta idonei presidi organizzativi e contrattuali che consentano di monitorare costantemente le attività esternalizzate, la loro conformità a norme di legge e regolamenti e alle direttive e procedure aziendali, ai termini dell’accordo di esternalizzazione, nonché il rispetto dei limiti operativi e dei limiti di tolleranza al rischio fissati dall’impresa e di intervenire tempestivamente ove il fornitore non rispetti gli impegni assunti o la qualità del servizio fornito sia carente. I presidi sono altresì finalizzati a garantire il rispetto delle condizioni di cui all’articolo 30-septies, comma 5, del Codice, con particolare riguardo alle ipotesi in cui il fornitore di servizi ha sede legale fuori dallo S.E.E.
3. In coerenza con quanto previsto dall’articolo 274, paragrafo 5 lettera d) degli Atti delegati e dall’articolo 30-septies del Codice, l’impresa che esternalizza attività o funzioni essenziali o importanti, adotta idonee misure per assicurare la continuità della attività in caso di interruzione o grave deterioramento della qualità del servizio reso dal fornitore, inclusi adeguati piani di emergenza o di reinternalizzazione delle attività, in linea con la politica di cui all’articolo 61 del presente Regolamento.
4. Se l’esternalizzazione di funzioni o attività essenziali o importanti è effettuata nell’ambito del gruppo di cui all’articolo 210-ter, comma 2, del Codice, l’ultima società controllante italiana:
a) mantiene evidenza delle funzioni o attività esternalizzate e delle imprese o società che hanno esternalizzato, assicurando l’opportuna diffusione delle informazioni alle società del gruppo interessate; e
b) assicura che l’accordo di esternalizzazione non pregiudichi la prestazione della funzione o attività a livello della società o impresa interessata.
Spiegazione
Quando un’impresa assicurativa affida attività a un fornitore esterno, deve controllarle con la stessa attenzione che userebbe se le svolgesse al proprio interno. Deve poter verificare il servizio, il rispetto delle regole e degli accordi, e intervenire se la qualità è insufficiente o il fornitore non mantiene gli impegni. Per attività essenziali o importanti deve inoltre predisporre soluzioni per garantire la continuità del servizio, anche in caso di interruzione. Se l’affidamento avviene all’interno di un gruppo, la società controllante italiana tiene traccia degli incarichi e si assicura che non compromettano l’attività delle imprese interessate.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la solidità dell’impresa assicurativa e la continuità dei servizi anche quando alcune attività sono svolte da terzi. Impedisce che l’esternalizzazione riduca i controlli o renda l’impresa incapace di reagire a disservizi e interruzioni.
Domande frequenti
L’impresa può affidare un’attività a un fornitore e smettere di controllarla?
No. Deve monitorare il servizio e verificare che rispetti le norme, le procedure aziendali, l’accordo e i limiti stabiliti.
Che cosa deve fare se il fornitore offre un servizio scadente?
Deve avere strumenti organizzativi e contrattuali per accorgersi del problema e intervenire tempestivamente.
Cosa succede se si interrompe un’attività essenziale affidata all’esterno?
L’impresa deve aver previsto misure per mantenere la continuità, come piani di emergenza o la possibilità di riportare l’attività al proprio interno.
Le stesse cautele valgono se il fornitore ha sede fuori dallo Spazio economico europeo?
Sì. I presidi devono garantire il rispetto delle condizioni previste anche in questa situazione, con particolare attenzione al fornitore con sede fuori dallo Spazio economico europeo.
Chi controlla gli affidamenti tra società dello stesso gruppo?
Per le attività essenziali o importanti, la società controllante italiana tiene evidenza degli affidamenti, diffonde le informazioni alle società interessate e verifica che l’accordo non ostacoli la prestazione dell’attività.