Art. 61 — Politica di esternalizzazione e scelta dei fornitori
1. In coerenza con quanto previsto dall’articolo 274, paragrafo 1, degli Atti delegati, dall’articolo 30, comma 5, del Codice e dall’articolo 60 del presente Regolamento, l’organo amministrativo definisce la politica per l’esternalizzazione delle funzioni o attività dell’impresa e per la scelta dei fornitori.
2. L’impresa che esternalizza funzioni o attività conserva l’accordo di esternalizzazione per i cinque anni successivi alla cessazione del rapporto contrattuale presso la propria sede o mediante modalità alternative di assolvimento dell’obbligo di conservazione documentale coerenti con quanto previsto da ulteriori disposizioni attuative emanate dall’IVASS. di funzioni fondamentali
Spiegazione
L’organo amministrativo deve stabilire criteri e procedure per decidere quali funzioni o attività affidare all’esterno e come scegliere i fornitori. L’impresa resta responsabile del corretto governo dell’esternalizzazione, anche quando l’attività è svolta da terzi. Dopo la fine del contratto, deve conservare l’accordo per cinque anni, nella propria sede oppure con modalità alternative conformi alle disposizioni dell’IVASS sulla conservazione dei documenti.
Perché esiste questa norma
La norma tutela la tracciabilità delle decisioni e dei rapporti con i fornitori, facilitando i controlli anche dopo la cessazione dell’incarico. Richiede inoltre una politica preventiva per evitare esternalizzazioni improvvisate o non adeguatamente governate.
Domande frequenti
Chi deve decidere le regole per affidare attività a soggetti esterni?
La decisione spetta all’organo amministrativo dell’impresa, che deve definire sia la politica di esternalizzazione sia i criteri per scegliere i fornitori.
L’impresa può affidare a un fornitore esterno una funzione o un’attività?
Sì, ma deve farlo secondo una politica previamente definita e conservare la documentazione del rapporto. L’esternalizzazione non elimina le responsabilità dell’impresa.
Per quanto tempo deve essere conservato il contratto con il fornitore?
L’accordo deve essere conservato per cinque anni dalla cessazione del rapporto contrattuale.
Il contratto deve essere conservato necessariamente negli uffici dell’impresa?
No. Può essere conservato presso la sede oppure attraverso modalità alternative, purché rispettino le disposizioni applicabili dell’IVASS sulla conservazione documentale.
Cosa accade se il rapporto con il fornitore termina prima di un controllo?
L’impresa deve comunque mantenere l’accordo per i cinque anni successivi alla cessazione, così da renderlo disponibile per eventuali verifiche.