Art. 68 — Comunicazioni in caso di esternalizzazione delle funzioni fondamentali
1. Coerentemente con quanto previsto dall’articolo 30-septies, comma 3 del Codice e dall’articolo 64, comma 4, del presente Regolamento, nel caso di esternalizzazione delle funzioni fondamentali ad un fornitore con sede legale nello S.E. E., l’impresa ne dà preventiva comunicazione all’IVASS, almeno sessanta giorni prima della esecuzione del contratto, allegando la bozza del contratto e gli ulteriori eventuali elementi informativi di cui all’articolo 67, comma 1, ove non illustrati nella bozza del contratto, comunicando ogni ulteriore informazione che consenta di valutare il rispetto dei criteri di economicità, efficienza ed affidabilità nonché la sussistenza dei presupposti per il pieno esercizio dell’attività di vigilanza, anche ispettiva, da parte dell’IVASS. É altresì comunicato il nominativo del responsabile, presso il fornitore, della funzione esternalizzata.
2. Se l’esternalizzazione di cui al comma 1 avvenga nei confronti di un fornitore ricompreso tra le società di cui all’articolo 210-ter, comma 2, del Codice, l’impresa ne dà preventiva comunicazione all’IVASS almeno 45 giorni prima dell’esecuzione del contratto, fornendo l’indicazione del nominativo del fornitore di servizi e del responsabile presso il fornitore della funzione esternalizzata, della portata, ivi incluso l’oggetto, delle ragioni e della durata dell’esternalizzazione, al fine di consentire all’IVASS la valutazione di cui al comma 1. In tal caso il rispetto dei criteri di economicità di cui all’articolo 63, comma 2 si presume. La comunicazione può essere presentata dall’ultima società controllante italiana per conto delle società del gruppo interessate dall’esternalizzazione.
Spiegazione
Quando un’impresa assicurativa affida una funzione fondamentale a un fornitore con sede nello Spazio economico europeo, deve avvisare l’IVASS almeno 60 giorni prima dell’avvio del contratto. Deve inviare la bozza contrattuale e le informazioni necessarie a valutare l’affidabilità, l’efficienza e la possibilità di vigilare, indicando anche il responsabile della funzione presso il fornitore. Se il fornitore rientra tra le società indicate dall’articolo 210-ter, comma 2, del Codice, il preavviso è di almeno 45 giorni e la comunicazione deve specificare fornitore, responsabile, oggetto, ragioni e durata dell’incarico. In quest’ultimo caso, l’adeguatezza economica si presume e la comunicazione può essere presentata dalla controllante italiana per le società del gruppo interessate.
Perché esiste questa norma
La norma consente all’IVASS di valutare per tempo le esternalizzazioni che riguardano funzioni essenziali e di verificare che non ostacolino la vigilanza sull’impresa. Per le esternalizzazioni infragruppo indicate, semplifica la valutazione economica e permette una comunicazione unitaria da parte della controllante italiana.
Domande frequenti
Quanto tempo prima devo informare l’IVASS se la funzione viene affidata a un fornitore con sede nello Spazio economico europeo?
Almeno 60 giorni prima dell’esecuzione del contratto, salvo che il fornitore rientri nella categoria speciale indicata al comma 2: in quel caso il preavviso minimo è di 45 giorni.
Quali documenti e informazioni vanno trasmessi all’IVASS?
La bozza del contratto, gli eventuali elementi informativi non già illustrati nella bozza e le informazioni utili a valutare economicità, efficienza, affidabilità e possibilità di vigilanza. Va indicato anche il responsabile della funzione presso il fornitore.
Che cosa deve contenere la comunicazione se il fornitore appartiene alla categoria indicata dall’articolo 210-ter, comma 2, del Codice?
Deve indicare il fornitore e il responsabile presso di esso, nonché la portata e l’oggetto dell’esternalizzazione, le sue ragioni e la sua durata.
Se l’incarico è affidato a una società del gruppo, l’impresa deve dimostrare comunque che il costo è economico?
Per i fornitori ricompresi nella categoria prevista dal comma 2, il rispetto del criterio di economicità si presume.
La capogruppo italiana può inviare la comunicazione per più imprese del gruppo?
Sì. L’ultima società controllante italiana può presentarla per conto delle società del gruppo interessate dall’esternalizzazione.