Art. 123 — Archivi di Stato e archivi storici degli enti pubblici: consultabilità dei documenti riservati
Il Ministro dell'interno, previo parere del direttore dell'Archivio di Stato competente e udita la commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, istituita presso il Ministero dell'interno, può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli archivi di Stato anche prima della scadenza dei termini indicati nell'articolo 122, comma 1.
L'autorizzazione è rilasciata, a parità di condizioni, ad ogni richiedente.
I documenti per i quali è autorizzata la consultazione ai sensi del comma 1 conservano il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione .
Alle disposizioni dei commi 1 e 2 è assoggettata anche la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico. Il parere di cui al comma 1 è reso dal soprintendente archivistico.
Spiegazione
Per ragioni di ricerca storica, il Ministro dell’interno può consentire di consultare documenti riservati conservati negli Archivi di Stato prima della scadenza dei termini ordinari. Prima di decidere, acquisisce il parere del direttore dell’Archivio competente e della commissione prevista presso il Ministero. L’autorizzazione deve essere concessa alle stesse condizioni a chiunque ne faccia richiesta, ma i documenti restano riservati e non possono essere riutilizzati da altre persone senza autorizzazione. La stessa disciplina vale per gli archivi storici degli enti pubblici; in tal caso il parere è reso dal soprintendente archivistico.
Perché esiste questa norma
La norma permette agli studiosi di accedere anticipatamente a documenti utili alla ricerca storica, senza attendere la scadenza dei termini ordinari. Al tempo stesso protegge la riservatezza dei documenti e assicura che le richieste siano valutate con criteri uguali.
Domande frequenti
Posso consultare un documento riservato prima della scadenza dei termini ordinari?
Sì, se la consultazione è richiesta per scopi storici e il Ministro dell’interno concede l’autorizzazione dopo aver acquisito i pareri previsti.
Chi valuta la richiesta relativa a un documento conservato in un Archivio di Stato?
Decide il Ministro dell’interno, previo parere del direttore dell’Archivio di Stato competente e della commissione istituita presso il Ministero.
Se una persona ottiene l’autorizzazione, posso usare anch’io lo stesso documento?
Non automaticamente. Il documento conserva il carattere riservato e un altro soggetto deve ottenere la relativa autorizzazione.
L’autorizzazione può essere concessa solo a uno studioso o a un richiedente preferito?
No. A parità di condizioni, l’autorizzazione deve essere rilasciata a ogni richiedente.
La procedura vale anche per i documenti riservati negli archivi storici di un Comune o di una Regione?
Sì. La disciplina si applica anche agli archivi storici degli enti pubblici indicati; il parere è reso dal soprintendente archivistico.