Art. 122 — Archivi di Stato e archivi storici degli enti pubblici: consultabilità dei documenti
I documenti conservati negli archivi di Stato e negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili, ad eccezione:
a) di quelli dichiarati di carattere riservato, ai sensi dell'articolo 125, relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquanta anni dopo la loro data;
b) di quelli contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare.
b-bis) LETTERA ABROGATA DAL D.L. 31 MAGGIO 2014, N. 83, CONVERTITO CON MODIFICAZIONI DALLA L. 29 LUGLIO 2014, N. 106.
Anteriormente al decorso dei termini indicati nel comma 1, i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi. Sull'istanza di accesso provvede l'amministrazione che deteneva il documento prima del versamento o del deposito , ove ancora operante, ovvero quella che ad essa è subentrata nell'esercizio delle relative competenze.
Alle disposizioni del comma 1 sono assoggettati anche gli archivi e i documenti di proprietà privata depositati negli archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici, o agli archivi medesimi donati o venduti o lasciati in eredità o legato. I depositanti e coloro che donano o vendono o lasciano in eredità o legato i documenti possono anche stabilire la condizione della non consultabilità di tutti o di parte dei documenti dell'ultimo settantennio. Tale limitazione, così come quella generale stabilita dal comma 1, lettera b), non opera nei riguardi dei depositanti, dei donanti, dei venditori e di qualsiasi altra persona da essi designata; detta limitazione è altresì inoperante nei confronti degli aventi causa dai depositanti, donanti e venditori, quando si tratti di documenti concernenti oggetti patrimoniali, ai quali essi siano interessati per il titolo di acquisto.
Spiegazione
Di regola, i documenti negli archivi pubblici possono essere consultati liberamente. Alcuni restano riservati per 50 anni se riguardano la politica interna o estera dello Stato; il termine è di 40 anni per dati sensibili o relativi a determinati provvedimenti penali, e di 70 anni se rivelano salute, vita sessuale o rapporti familiari riservati. Prima della scadenza si può chiedere l’accesso secondo le regole generali sull’accesso ai documenti amministrativi, rivolgendosi all’amministrazione competente. Le stesse regole valgono per gli archivi privati depositati o ceduti a un archivio pubblico, ma chi li conferisce può imporre limiti di consultazione per i documenti degli ultimi 70 anni.
Perché esiste questa norma
La norma concilia la consultazione del patrimonio documentario pubblico con la protezione della riservatezza delle persone e degli interessi dello Stato. I limiti temporanei evitano che documenti particolarmente delicati siano divulgati troppo presto, senza renderli inaccessibili per sempre.
Domande frequenti
Posso consultare liberamente un documento conservato in un archivio pubblico?
In generale sì, ma alcuni documenti sono temporaneamente esclusi dalla consultazione per ragioni di riservatezza o perché riguardano la politica interna o estera dello Stato.
Quanto devo aspettare per consultare un documento con dati sulla salute di una persona?
Il termine è di 70 anni dalla data del documento se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti familiari riservati.
Posso chiedere un documento riservato prima che scada il termine?
Puoi presentare una richiesta secondo la disciplina generale sull’accesso ai documenti amministrativi. Decide l’amministrazione che deteneva il documento prima del versamento, se ancora operante, o quella che le è subentrata.
Un privato può impedire la consultazione dei documenti che ha depositato in un archivio pubblico?
Sì. Chi deposita o cede documenti può stabilire che tutti o alcuni documenti degli ultimi 70 anni non siano consultabili, ferma restando l’eccezione prevista per le persone indicate dalla norma.
Posso consultare un documento privato se sono erede di chi lo ha depositato?
La limitazione generale relativa ai dati sensibili e quella stabilita dal conferente non si applicano agli aventi causa quando il documento riguarda beni patrimoniali ai quali sono interessati in base al titolo di acquisto.