Art. 47 — Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni
Trasmissione dei documenti tra le pubbliche amministrazioni
Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. Il documento può essere, altresì, reso disponibile previa comunicazione delle modalità di accesso telematico allo stesso.
L'inosservanza della disposizione di cui al comma 1, ferma restando l'eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare.
Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se:
a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;
b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle Linee guida. È in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax;
d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.
I soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, lettere a) e b), provvedono ad istituire e pubblicare nell'Indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo. Le pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l'amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati.
Spiegazione
Le pubbliche amministrazioni devono scambiarsi documenti tramite posta elettronica o sistemi che permettono di collaborare in modo informatico. La comunicazione vale nel procedimento quando è possibile verificarne la provenienza, ad esempio tramite firma elettronica qualificata, segnatura di protocollo, PEC o altri metodi ammessi. In alternativa, il documento può essere reso accessibile online, comunicando come consultarlo. Il fax è escluso; le amministrazioni indicate dalla norma devono inoltre pubblicare almeno una casella PEC per ciascun registro di protocollo.
Perché esiste questa norma
La norma favorisce scambi rapidi e tracciabili tra amministrazioni, riducendo l’uso di canali meno affidabili o non digitali. La verifica della provenienza protegge l’autenticità dei documenti e la regolarità dei procedimenti; le regole sulle comunicazioni ai dipendenti richiamano anche la tutela dei dati personali.
Domande frequenti
Una normale email tra due uffici pubblici è valida?
Può esserlo, se la provenienza del documento è verificabile, per esempio tramite firma elettronica qualificata, segnatura di protocollo, PEC o altri metodi ammessi.
Un’amministrazione può mandarmi un documento solo indicando dove trovarlo online?
Sì. Può renderlo disponibile per l’accesso telematico, ma deve comunicare le modalità per consultarlo.
Un documento inviato via fax può essere usato nel procedimento?
No. La norma esclude in ogni caso la trasmissione di documenti tramite fax.
Ci sono conseguenze se un’amministrazione non rispetta queste regole?
La norma prevede responsabilità dirigenziale e disciplinare, oltre all’eventuale responsabilità per danno erariale.
Quali regole valgono per le email tra un’amministrazione e i suoi dipendenti?
L’amministrazione può usare la posta elettronica o altri strumenti informatici, rispettando la disciplina sulla protezione dei dati e informando i dipendenti sul grado di riservatezza degli strumenti.